إن التحول الرقمي يحتاج لعدة عوامل حتى يتم تنفيذه داخل الشركات والمؤسسات بشكل صحيح، ومن أهم الخطوات التي تساعد على ذلك هو تطبيق نظام عمل ERP، كما أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة تحمل معها العديد من المزايا والخصائص التي تساعد في إدارة الشركات بشكل أفضل، ويزيد من الإنتاجية وكفاءة العمل.
في هذا المقال سوف نتناول مميزات نظام ERP، ودوره في التحول الرقمي، ومجموعة من النصائح حول تطبيقه داخل العمل.
دور أنظمة ERP في التحول الرقمي
إن تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة ليس مجرد شراء برنامج فحسب، بل هو خطوة استراتيجية لها أكثر من بُعد، وتنعكس على الشركة من حيث الفوائد والمزايا، خاصةً التحول الرقمي الذي ظهرت أهميته الكبرى أثناء جائحة الكورونا 2020، حيث تضررت الكثير من الشركات التي لا تدعم العمل عن بعد، وكذلك تعتمد بشكل كامل على التواجد داخل مقرات الشركة، ولا يوجد نظام سحابي يمكنها من استمرارية العمل من خلاله.
على العكس الشركات والمؤسسات التي كان لديها قدرات تقنية أعلى، واستطاعت التغلب على التحديات من خلال الحلول التقنية والذكية، وتدعم التحول الرقمي، فيما يلي دور نظام ERP في التحول الرقمي:
العمل من خلال نظام واحد
من أساسيات التحول الرقمي هو سهولة الوصول إلى أي معلومة في الوقت الفعلي، وتكون المعلومات مُسجلة بشكل دقيق وصحيح، وهذا ما يوفره نظام ERP حيث يتم الدمج بين جميع أقسام الشركات والعمل من خلال قاعدة بيانات مركزية.
مما يقلل من الأنظمة المنفصلة، وتدفق المعلومات بين الأقسام المختلفة، إذ أن كل نظام ERP يحتوي على عدة برامج ومكونات تساعد في وظائف كل قسم مثل:
- نظام erp المحاسبي.
- نظام لإدارة المبيعات وطلبات العملاء.
- نظام لـ إدارة الموردين.
- نظام لمتابعة التصنيع.
- برامج ادارة المخازن.
- برنامج erp للموارد البشرية.
وغيرها من البرامج التي تتكامل فيما بينها، كما يسهل تتبع البيانات، وإدارة المعلومات وتحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم بشكل أفضل.
أتمتة المهام اليدوية
يوجد بكل عمل مجموعة من المهام المتكررة أو الروتينية، ولا يكتمل التحول الرقمي بدون أتمتة تلك الأعمال الروتينية، تقوم برامج الـ ERP بتلك العملية، حيث تتم أتمتة المهام مثل:
- إصدار الفواتير.
- تسجيل البضائع التي تم استلامها.
- تحديث المخزون داخل مستودعات الشركة.
- إعداد مرتبات الموظفين.
مما يساعد في تقليل الأخطاء البشرية، وكذلك توفير وقت وجهد الموظفين في إنجاز تلك المهام، والتركيز على الأعمال التي تحتاج إلى جهد وإبداع بشري.
دعم العمل عن بُعد
يوجد العديد من برامج ERP تعمل بشكل سحابي، أو توفر نسختين من البرنامج، واحدة للتثبيت على الخوادم المحلية، والأخرى يمكن استخدامها عبر السحابة.
الأنظمة السحابية تضمن لجميع المستخدمين حرية الوصول من أي مكان في أي وقت، حيث الاعتماد هو الاتصال بالإنترنت والسماح باستخدام النظام، مما يدعم العمل عن بعد دون إلزام الموظفين بالتواجد داخل المكتب حتى ينجزوا أعمالهم.
هذه الخصائص الثلاثة من أهم عوامل التحول الرقمي، ومن أكبر مميزات نظام ERP، حيث ساعدت تلك الأنظمة العديد من الشركات في التحول الرقمي.
أهم مميزات نظام ERP داخل الشركات
مميزات نظام ERP عديدة ومتنوعة، مما يزيد من إقبال الشركات سواء كانت صغيرة أو كبيرة في تطبيق أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، فيما يلي أبرز مميزات نظام ERP:
رفع كفاءة العمل التشغيلية
تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسة في تحسين وزيادة الكفاءة التشغيلية من خلال:
- تقليل الوقت المهدر.
- ربط الأقسام فيما بينها.
- سهولة وصول وتبادل المعلومات.
- خفض معدل الأخطاء البشرية وتكرار إدخال المعلومات.
- أتمتة المهام اليومية.
دعم اتخاذ القرارات
من مميزات نظام ERP توفير التقارير بناءً على البيانات الدقيقة التي تم تسجيلها من خلال أثناء العمل، كما أنه يقوم بإنشاء تقارير تحليلية والتنبؤ المستقبلي، مما يوفر للإدارة رؤية شاملة حول أداء الشركة والأقسام الداخلية، وبالتالي اتخاذ القرارات بشكل أفضل.
سهول الوصول إلى المعلومات
في أوقات الأزمات تحديدًا يحتاج أصحاب القرار التحرك بسرعة للتعامل الصحيح مع الموقف الراهن، يقوم النظام بتسريع الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي، مما يساهم في اتخاذ القرار والتحرك في ضوء بيانات حقيقية.
تحسين الإدارة المالية
تحتوي أنظمة ERP على برامج محاسبية مثل برنامج أودو المحاسبي، والذي يساعد بشكل كبير في إدارة الأمور المالية بصورة أفضل وتحسين دقة المعاملات المالية، خاصةً مع ربط البرنامج بالأقسام الأخرى، حيث يقوم بتسجيل المعاملات المحاسبية بشكل فوري ولحظي.
كما يمكن إدارة حسابات البنوك من خلاله، مع دعمه للعملات المحلية والعالمية، وغيرها من الخصائص التي تخص البرنامج المحاسبي داخل أنظمة ERP.
الامتثال القانوني
تعمل الشركات والمؤسسات في إطار نوعين من القوانين هما:
- اللوائح الداخلية الخاصة بالشركة، والتي يمكن تخصيص البرنامج وفقًا لها، مما يجعل متابعة العمل تتم بصورة أسهل.
- القوانين المحلية والضريبية، يمكن لـ برنامج erp system دعم امتثالك القانوني وخاصةً الضريبي، حيث يقوم بإعداد التقارير الضريبية وفقًا للقوانين المتبعة، وإصدار الفواتير بالصيغ المنصوص عليها من قبل الجهات المعنية مثل: نظام الفوترة الإلكترونية التي تطلبه جهة زكاتك في المملكة العربية السعودية.
متابعة المخزون
الشركات التي يعتمد عملها بشكل أساسي على البضائع في المخازن والمستودعات، تحتاج إلى أنظمة عمل تساعدها في إدارة المخزون بشكل دقيق، مما يحسن من عمليات الشراء والتوريد، حيث يمكن للبرنامج القيام بما يلي:
- تتبع حركة الأصناف داخل المخزن.
- إرسال تنبيهات عند الوصول للحد الأدنى من أحد البنود.
- جدولة المواعيد مع الموردين.
- متابعة السائقين حتى وصولهم لنقطة الاستلام.
- تحديث المخزون والمساعدة في الجرد الدوري.
إدارة الموظفين بشكل أفضل
إدارة الموارد البشرية هي المسؤولة عن كل ما يخص الموظفين داخل الشركة، ابتداءً من مرحلة التوظيف وحتى خروجهم من الشركة، يمكن تحسين عمل قسم الموارد البشرية من خلال برامج الـ ERP، والتي يمكنها المساعدة في:
- الاحتفاظ ببيانات الموظفين.
- جدولة مواعيد مقابلات العمل.
- فلترة السير الذاتية.
- المساعدة في التقييم السنوي للموظفين.
- دعم الورش التدريبية المقدمة للموظفين.
وغيرها من الأدوار التي تساعد كلا الطرفين: موظفين الشركة في جميع الأقسام، وموظفي الموارد البشرية أنفسهم، حيث يتم إنجاز العمل بصورة أفضل، مما يُشعر الموظفين بالرضا حول عملهم.
خفض محاولات تسريب البيانات
من مميزات نظام ERP هي حماية أمان المعلومات من الاختراق أو التلاعب بها أو تسريبها من داخل الشركة، حيث أن افضل برامج erp لديها أنظمة حماية عالية المستوى، بالإضافة إلى أن أنظمة ERP تتيح إمكانية تحديد صلاحيات كل مستخدم، حيث لا يُسمح لأي مستخدم الوصول للبيانات الحساسة والهامة التي تخص الشركة.
كما أنه يتم تسجيل كل عملية تمت من خلال البرنامج، مما يتيح معرفة من الشخص الذي قام بإدخال البيانات، والمستخدمين الذين تشاركوا تلك المعلومات، ومتابعة حركة البيانات والمستخدمين داخل البرنامج، مما يحافظ على حماية البيانات بشكل أفضل.
نصائح حول تطبيق أنظمة ERP داخل عملك
بعد ذكر مجموعة من مميزات نظام ERP وكيف أنه يُحسن من كفاءة العمل، وتسيير العمليات اليومية داخل الشركة، إليك مجموعة من النصائح المتعلقة بتطبيق النظام حتى تخفض من احتمالية وجود تحديات كبرى أثناء التطبيق:
- تحديد أهدافك بكل وضوح حول اتخاذ خطوة تطبيق نظام ERP.
- اختيار النظام المناسب لطبيعة شركتك ويحقق الأهداف التي تسعى للوصول إليها.
- أن يكون البرنامج قابل للتخصيص، ويدعم التوسع، وذي نظام حماية قوي.
- إشراك وتهيئة الموظفين في خطوات التغيير، حتى لا تقاوم التغيير منهم.
- تكوين فريق لقيادة التغيير وتطبيق نظام عمل جديد.
- اختبار البرنامج قبل التطبيق الفعلي، كما يمكنك تدريب مجموعة من الموظفين لقياس الأداء أثناء فترة التجريب.
- قم بالتغيير بشكل تدريجي داخل كل قسم، حتى لا تجد مشكلات في جميع الأقسام في نفس الوقت.
- راجع البيانات القديمة قبل إدخالها إلى قاعدة البيانات حتى لا يحدث تكرار أو تضارب في البيانات المسجلة.
- ضبط صلاحيات كل مستخدم بدقة من البداية.
- اختر مزود خدمة لديه دعم فني واستجابة عالية لأي مشكلة تقنية تواجهك.
تأكد أن تطبيق نظام ERP ليس مجرد خطوة تقنية، بل هو مشروع متكامل لإحداث تغيير في نظام العمل، وكيفية تبادل المعلومات، وتطوير الشركة تكنولوجيًا، لهذا يجب قيادة هذا التغيير بشكل صحيح حتى لا تتكبد الخسائر.
أي أنظمة ERP تختاره لشركتك؟
يوجد العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، وبالإضافة إلى مميزات نظام ERP العامة، فكل نظام لديه بعض الخصائص التي تجعله مختلفًا عن الآخرين، ولكن حتى تتمكن من اختيار البرنامج المناسب يمكنك التواصل معنا من أجل تحديد موعد مع خبراء شركة UAnalyst، حيث يقومون بمعرفة أهدافك وطبيعة عمل شركتك وحجمها، ومن ثم تقديم الحلول المقترحة حول أفضل الأنظمة بالنسبة لك.
نحن لسنا مجرد مزود خدمة، بل أننا شريك لنجاحك وتوسعك، ونقوم بتقديم الدعم الكامل قبل وبعد تطبيق النظام داخل شركتك، ابتداءً من اختيار النظام المناسب، وتدريب الموظفين عليه، وحتى خدمات الدعم الفني والتحديثات التي يحتاج إليها البرنامج.