إدارة المخازن أحد الأعمدة الأساسية لأي شركة أو عمل تجاري، سواء كانت صناعية أو خدمية، فإن إدارة المخازن تتحكم في عناصر التشغيل، ولها دور كبير في دعم المبيعات، وتحسين سلاسل الإمداد، وتوفير المنتجات، والتوافق بين طلبات العملاء والتصنيع، وغيرها من الأمور الهامة؛ لذا من الصعب عدم استخدام أحد برامج ادارة المخازن التقنية.
خاصةً وأن برامج ادارة المخازن تقوم بدور رئيسي في تسجيل جميع العمليات بشكل تلقائي، وتساهم في إدارة المخزون بذكاء، وتوفر بيانات دقيقة، مما يسهل من عمل الموظفين، وتعزيز القرارات الإدارية. في هذا المقال سوف نوضح أهم وظائف برامج ادارة المخازن، وكيفية اختيار البرنامج الأنسب لك.
ما هو برنامج إدارة المخازن؟
هو أحد برامج أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، وهو عبارة عن نظام عمل يقوم بتسجيل وتتبع حركة البضائع في المخازن، مع توفير بيانات عن كمية المخزون من كل عنصر موجود داخل المستودع، كما يمكن ربط أكثر من مخزن في نفس البرنامج، لتجميع بيانات المخزون كلها في قاعدة بيانات مركزية واحدة، مما يساعد في الإدارة بشكل أفضل وأوضح.
ما هي أهم الوظائف التي تقوم بها برامج ادارة المخازن؟
تقوم أنظمة إدارة المخازن بعدة وظائف أساسية، فالأمر أبعد من كونه مجرد تسجيل أرقام فحسب، بل أن تلك البرامج تهدف إلى تحسين الكفاءة التشغيلية، وتقليل الفاقد من البضائع، وإدارة المخزون بنجاح، فيما يلي أبرز الوظائف التي تقوم بها:
مراقبة ومتابعة المخزون
يتيح برنامج إدارة المخازن من تتبع حركة البضائع سواء الداخلة إلى المخزن أو الخارجة منه، مع تحديد الكميات المتوفرة من كل عنصر، من خلال ترميز كل صنف، مما يسهل من عملية مراقبة ومتابعة المخزون.
إصدار أوامر بالشراء
يمكن ربط برنامج إدارة المخازن بأنظمة إدارة الموردين، حيث يمكن إعداد أمر بالشراء بشكل تلقائي عند وصول المخزون إلى الحد الأدنى، مع متابعة كل طلب شراء حتى الاستلام وتسجيل البضائع بالمخزن.
متابعة طلبات البيع
عندما تحدث عملية شراء من قبل العميل، يتابع البرنامج طلبات البيع، وتسجيل الأصناف الصادرة للعملاء، وخصمها من كمية المخزون، وتحديث الكميات الموجودة بالمخزن تلقائيًا، كما أنه يمكن ربطه ببرنامج محاسبة لتسجيل فواتير البيع والاستلام.
دعم عمليات الجرد الدوري
سواء كنت تعتمد على الجرد التلقائي الذي يقوم به البرنامج بشكل دوري، أو تقوم بجرد البضائع يدويًا في المخازن وتسجيل الكميات على البرنامج، فإن برامج ادارة المخازن يمكنها خفض الفارق بين البضائع التي من المفترض وجودها والكميات المتوفرة بالفعل داخل المخازن، وتقديم تقارير بالتوصيات وأي الأصناف بها اختلافات؛ مما يساعد على تتبع الخطأ وإصلاحه.
إرسال تنبيهات واشعارات
قد لا ينتبه الموظف للكميات التي بين يديه، ولكن برنامج إدارة المخازن يقوم بإرسال إشعارات للمستخدم عند وصول المخزون إلى أقل مستوى مسموح به قبل نفاد الكمية بشكل كامل، كما يقوم بالتنبيه عند تأخر وصول طلبات التوريد، أو زيادة الأصناف داخل المخزن لعدم استيعاب المخزن كميات أكبر، أو خفض مستوى التصنيع والإنتاج لحين بيع المخزون حتى لا يتلف، مما يزيد الهادر والتكلفة على إدارة الشركة.
الربط بين المخازن المتعددة
يمكنك مراقبة جميع المخازن في نفس الوقت، مع معرفة الكميات المتوفرة في كل مخزن، بل يمكن تسجيل البضائع على البرنامج بمكانها داخل المخزن مثل: مكان وجودها على الأرفف أو الراكات، وغيرها من أشكال ترتيب البضائع، مما يساعد على توفير رؤية واضحة للإدارة، وتسهيل عملية نقل البضائع بين المخازن.
إعداد تقارير مع تحليل البيانات
يمكن للبرنامج إصدار تقارير فورية من الكميات المتاحة داخل المخزن، مع تحديد أكثر الأصناف مبيعًا، وأي المنتجات راكدة وعمليات بيعها تتم ببطء، مع تحليل حركة المخزون وتقديم اقتراحات تحسينية، يساعد هذا الأمر في:
- تحديد اتجاه الشراء من قبل العملاء.
- معرفة سلوك الموردين، من يتأخر في تسليم البضائع، وأيهم ملتزم بالمواعيد المتفق عليها مسبقًا.
- إدارة التصنيع والإنتاج بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة.
- توفير بيانات دقيقة تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات وفقًا لرؤية واضحة.
معالجة المرتجعات
إدارة المرتجعات وتعديل المخزون بشكل تلقائي بعد كل طلب مرتجع، سواء كانت هذه الطلبات من العملاء، أو من الشركة إلى الموردين لعدم توافق البضائع مع معايير الاستلام، أو غيرها من الأسباب.
حماية البيانات والحفاظ عليها
البيانات التي يتعامل مع نظام إدارة المخازن في غاية الأهمية، ومن الضروري الحفاظ عليها وحمايتها سواء من الفقدان أو الاختراق وسرقتها، يمكن لبرامج ادارة المخازن حفظ البيانات من خلال الطرق التالية:
- إنشاء نسخة احتياطية كل دقيقة بشكل منتظم، للحفاظ على جميع المعلومات.
- تحكم في صلاحيات كل مستخدم، للحد من وصول أي مستخدم لبيانات غير مصرح بتداولها بين الموظفين.
- تسجيل كل حركة لجميع المستخدمين لسهولة تتبع أي خطأ من أي موظف، وكشف التلاعب بالبيانات المسجلة على البرنامج.
- وجود نظام حماية من الاختراقات والقرصنة الإلكترونية.
- إمكانية استعادة النظام إذا حدث أي عطل أو تلف.
إمكانية التكامل والربط مع الأنظمة الأخرى
يعتبر من مزايا أي برنامج erp system أنه يتكامل مع غيره من الأنظمة، حيث يمكن ربط جميع الأقسام في نظام عمل واحد، أهم الأقسام والبرامج التي يمكن الربط بينها وبين برامج إدارة المخازن هي:
- البرامج المحاسبية والمالية التابعة لأي نظام erp المحاسبي.
- برامج المبيعات وطلبات البيع.
- إدارة الموردين ومتابعة طلبات الشراء منهم.
- نقاط البيع والمحلات التجارية.
- إدارة الإنتاج والتصنيع.
هذا التكامل يعمل على تسهيل العمل والتناغم بين العمليات المالية، والإدارية، وسلاسل الإمداد، وطلبات البيع والشراء، مما يعزز من تطور ونمو الشركة.
التنبؤ بالمخزون
يمكن للبرنامج توفير تنبؤ بالمخزون، بناءً على تحليل البيانات المتوفرة لديه من طلبات الشراء، والكميات التي يتم استقبالها سواء من الموردين أو من مصانع الشركة، وكذلك احتساب متوسط البضائع التالفة، مما يوفر رؤية واضحة للمخزون، ويساعد في خفض احتمالية نفاد المخزون أو استقبال طلبات تخزين زائدة.
كيفية اختيار أفضل برامج ادارة المخازن
يوجد عدة برامج لإدارة المخازن مثل: Zoho، و SAP business one، وغيرها من افضل برامج erp الخاصة بإدارة المخازن، إليك عدة نصائح تساعدك في اختيار برنامج لإدارة المخازن:
- قم بتقييم حركة المخازن لديك وحدد احتياجات عملك بدقة، مثل: عدد المخازن، حجم المخزون، نوع الأصناف التي يتم تخزينها وهل لها شروط خاصة في التخزين أم لا، نظام تكويد الأصناف الذي تتبعه، إلخ.
- ابحث عن برنامج يوفر الخصائص التي تحتاج إليها، ويوفر الميزات الأساسية الخاصة ببرامج إدارة المخازن مثل: تحديث المخزون في الوقت الفعلي، إرسال التنبيهات، دعم أنظمة الترميز وباركود الأصناف، متابعة طلبات البيع والشراء.
- تأكد من أن البرنامج يمكن ربطه مع أنظمة العمل الأخرى، للمساعدة في تسهيل سير العمليات وتسجيل البيانات تلقائيًا.
- يكون البرنامج ذو واجهة استخدام سهلة، يمكن التعامل معها من قبل جميع الموظفين، والتحقق من كونه يدعم اللغة العربية والعملة المحلية لبلدك.
- قم باختيار برنامج يضمن لك حرية التوسع والنمو، حيث يمكن إضافة وحدات جدد أو إضافة مستخدمين فيما بعد.
- تحديد اختيار الحل السحابي وحرية الوصول من أي مكان، أو تنزيل البرنامج على خوادم محلية، هذا الحل مناسبًا للشركات التي تتبع نظام أمان قوي، ولديها وحدة دعم فني داخل الشركة.
أو يمكنك اختصار تلك الخطوات من خلال التواصل معنا في شركة UAnalyst، حيث يقوم خبراؤنا بتقييم سير العمل لديك، ومعرفة أهدافك واستراتيجياتك الخاصة بالتطوير التقني، ومن ثم تقديم حلول واقتراحات حول أنسب أنواع البرامج الخاصة بإدارة المخازن، متوافقة مع أهدافك وتضمن لك تحقيق ما تسعى إليه من خلال تطبيق أنظمة عمل حديثة وتقنية داخل شركتك.
نحن لا نكتفي بتزويدك بالخدمة فقط، بل نسعى لنكون جزءً رئيسيًا في رحلة نجاحك، يمكنك تصفح الخدمات والمنتجات التي نقدمها للشركات وأصحاب الأعمال من خلال موقعنا الإلكتروني.