تعرف على أهمية نظام erp في تحسين الكفاءة التشغيلية في عالم الأعمال

تحتاج الشركات بمختلف أحجامها إلى أنظمة عمل تسهل عليها إدارة الأعمال المختلفة الخاصة بالمؤسسات والشركات، يقوم نظام erp المحاسبي بربط جميع العمليات المالية بباقي أقسام الشركة، وقد أصبحت الشركات تتنافس في تطبيق أحد برامج نظام erp المحاسبي في عملها، مما يوفر لها العديد من المزايا مثل: تكامل البيانات وجمعها في قاعدة بيانات مركزية يسهل الرجوع إليها في أي وقت، من خلال هذا المقال سوف نتعرف على برامج erp بشكل أكبر، وما هي أبرز فوائده. 

ما هو المقصود بنظام erp المحاسبي؟

هو اختصار لـ Enterprise Resource Planning والذي يعني نظام تخطيط موارد المؤسسة، ويتم استخدامه داخل الشركات لإدارة جميع العمليات التجارية والمالية، فهو برنامج متكامل يشمل التعامل مع عدة إدارات مثل: 

• إدارة الحسابات. 
• إدارة المخازن. 
• إدارة المشتريات. 
• إدارة المبيعات. 
• إدارة الموارد البشرية. 

وغيرها من الإدارات التي تداخل عملها مع بعضها البعض، مما يسهل من الوصول إلى البيانات والتعامل معها ضمن نظام واحد، والذي يساعد بشكل كبير في إدارة الشركات ويدعم سيرورة العمل بشكل أفضل. 

دور نظام erp المحاسبي في تحسين الكفاءة التشغيلية 

تعمل أنظمة erp على تحسين الكفاءة التشغيلية حيث تقوم بما يلي:

 

• تقليل معدل الخطأ والتكرار 

إن إدخال البيانات بشكل يدوي في أكثر من مكان قد يؤدي إلى تكرار إدخال البيانات، وقوع أخطاء مثل: النسيان، أو تغيير رقم في الفاتورة، وغيرها من الأخطاء التي قد تحدث، أنظمة erp تمنع حدوث ذلك حيث تقوم بأتمتة العمليات اليومية مثل: تسجيل الفواتير في كل الإدارات التي تحتاج إليها في نفس الوقت، إعداد التقارير المالية والحسابية، إلخ. 

• التكامل بين الأقسام وسهولة الوصول للمعلومات

إن تسمية نظام erp تخطيط موارد المؤسسة أمر في محله حيث يسمح هذا النظام المتكامل بالربط بين الأقسام والإدارات المختلفة مثل: المحاسبة، والمبيعات، والموارد البشرية، والمشتريات، وغيرها من الإدارات المؤسسية. 

يسمح ذلك بتداول البيانات الهامة بسهولة، ويحافظ على تدفق المعلومات بين الإدارات، وهذا يسرع من عملية إنجاز المهام المطلوبة من الموظفين، فبمجرد إصدار فاتورة من أحد الأقسام يتم تسجيلها على نظام erp.

• المساعدة في اتخاذ قرار 

يقوم نظام erp لتخطيط موارد المؤسسة بإعداد تقارير وفقًا للبيانات التي لديه، مما يساعد في تحسين اتخاذ القرارات في ضوء المعلومات التي يوفرها لرؤساء الإدارات، حيث يسمح لهم بمعرفة الأداء المالي بشكل عام من النفقات، والمخزون، ومعدلات البيع والشراء، والكميات الموجودة في المخازن، وغيرها من المعلومات الهامة. 

• تتبع الأمور المالية 

لكل شركة مجموعة من العناصر المالية التي يجب الانتباه لها، ونظام  تخطيط موارد المؤسسة يساعد في تتبع المستحقات المالية للشركة، وجدولة المدفوعات، والتنبؤ بمعدل الأرباح المتوقعة خلال العام، وغيرها من الأمور. 

• تحسين النزاهة والشفافية 

يمكن تحديد صلاحيات كل شخص يتعامل مع قاعدة بيانات الشركة من خلال نظام erp المحاسبي، كما أنه يسجل المعلومات مع الوقت والشخص الذي نفذ هذا الأمر، مما يحسن من الرقابة الداخلية للمؤسسات، والكشف عن الأشخاص التي تحاول التلاعب بأي بيان أو معلومة تدخل إلى قاعدة البيانات.

• توفير الوقت والجهد 

إن سلاسة التعامل مع المعلومات والبيانات وتسجيلها في نظام واحد بشكل آلي، يوفر الوقت والجهد الذي يبذله الموظفين، مما يجعلهم قادرين على التركيز في التحليل وإنشاء الخطط المبتكرة التي تساعد في نمو الشركة.

 

تحديات تطبيق erp المحاسبي داخل الشركات والمؤسسات 

اتخاذ قرار تطبيق نظام erp المحاسبي في عملك خطوة رائعة واستراتيجية وسوف تعود عليك بكثير من الفوائد، ولكن هذا الأمر لا يخلو من بعض التحديات التي سوف تواجهك، فيما يلي أبرز تلك التحديات: 

• التكلفة الإضافية 

يوجد تكلفة إضافية تقع على عاتق الشركة عند تطبيق هذا النظام وهذا يشمل ما يلي: 

تكلفة شراء النظام وتطبيقه. 

تطوير البنية التحتية التكنولوجية للشركة. 

تدريب الموظفين على التعامل مع النظام الجديد للعمل. 

• رقمنة وتسجيل البيانات 

من الخطوات الهامة والتي تستغرق بعض الوقت والتركيز، حيث يتم إدخال البيانات الخاصة بالشركة إلى النظام، يجب أن تكون تلك البيانات رقمية حتى يتمكن البرنامج من قراءتها والتعامل معها وتسجيلها في قاعدة البيانات لديه. 

أي فقدان للبيانات القديمة أو تلفها قد يؤثر على الشركة فيما بعض، لهذا من المهم الاستعانة بأشخاص متخصصة وعلى دراية بأهمية ما تفعله. 

• عدم فعالية النظام 

من الممكن أن تتخذ الإدارة خطوة تطبيق نظام erp المحاسبي في عملها بشكل عشوائي، أي أنها لم تحدد أهدافها تمامًا من تطبيق هذا النظام، أو إذا كان هناك سوء تخطيط عند تطبيق النظام، مما يؤدي إلى عدم فعالية النظام ورؤية النتائج المرجوة منه. 

• الحماية والأمن السيبراني 

يحتوى النظام على جميع البيانات المالية والمحاسبية الخاصة بالشركة، وهي معلومات حساسة وشديدة الأهمية، لذا يجب تأمين النظام بشكل جيد، وعدم التهاون في أي ممارسات قد تؤدي إلى الاختراق وتسرب البيانات. 

• هدر الوقت أثناء التطبيق 

قد يجد الموظفين بعض الصعوبات أثناء التدريب والتعامل الفعلي مع النظام الجديد للعمل خاصةً في الفترة الأولى من تطبيقه، ومن الممكن أن يحتاج العاملون إلى وقت أطول لإنجاز مهام العمل، حتى يتمكنون من التعامل مع النظام بشكل فعال وسريع، وهذا أمر وارد أن يحدث في أي مؤسسة ويجب وضعه في الحسبان. 

• مقاومة التغيير من قبل الموظفين 

عند وجود أي تغيير في نظام العمل يحدث مقاومة من قبل الموظفين والعاملين بالشركة أو المؤسسة، قد يحدث ذلك بدافع الخوف والقلق، أو عدم معرفة الأسباب وراء ذلك التغيير، أو صعوبة تعلم نظام مختلف عما اعتادوا عليه.

 

كيفية التغلب على تحديات تطبيق نظام erp المحاسبي

يمكن التغلب على التحديات السابق ذكرها من خلال تطبيق ما يلي: 

• التخطيط الجيد واختيار الوقت المناسب لتطبيق النظام في العمل. 
• تدريب الموظفين بشكل مكثف قبل البدء الفعلي في تطبيق النظام. 
• اختيار برنامج يناسب احتياجات الشركة من أنظمة erp المتنوعة، وتأمينه بشكل جيد.
• التواصل مع الموظفين وشرح الدوافع وأهمية تطبيق هذا النظام في العمل، والاستماع لمخاوفهم واحتوائها. 
• تطبيق النظام على مراحل، ودراسة التجربة في كل إدارة لتجنب المشكلات التي ظهرت في الأقسام الأخرى.

 

كيف يمكن اختيار نظام erp المحاسبي المناسب لك؟ 

كما وضحنا أهمية أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والنتائج الإيجابية التي تعود بالإيجاب على الشركات والمؤسسات، إلا أنه يجب اختيار برنامج من الأنظمة يناسب احتياجاتك ويحقق لك أهدافك، خاصةً وأن اختيار برنامج غير مناسب يترتب عليه ما يلي: 

• صعوبة تكامل البرنامج مع نظام العمل الحالي للشركة. 
• تعطل سير العمل، وحدوث أخطاء في العمليات الإدارية والمالية. 
• عدم شعور الموظفين بالرضا لصعوبة استخدام البرنامج. 
• احتمالية فقدان بعض المعلومات أو البيانات. 
• زيادة النفقات دون عائد يحقق أهداف الشركة. 
• فشل الوصول للأهداف المرجوة من تطبيق نظام إداري جديد.
• صعوبة في اتخاذ القرارات المستنيرة وفقًا للتقارير التي يعدها البرنامج.
• إعادة شراء برنامج آخر وإعادة خطوات التطبيق مرةً أخرى، مما يكبد الشركة الكثير من الخسائر.

 

يمكننا مساعدتك في تجنب هذا الأمر من خلال التواصل مع Uanalyst حيث قبل تطبيق أي نظام أو برنامج إداري نقوم بعمل جلسات استشارية مع إدارة الشركة؛ حتى نتعرف على أهداف الشركة من تطبيق نظام جديد للعمل، وكذلك نوضح لهم البرامج التي تناسبهم بشكل أفضل من غيرها، والوصول لأفضل الاختيارات لهم. 

نهتم في Uanalyst بجميع عملائنا ونسعى دومًا لتحقيق أهدافهم واستراتيجيتهم حتى نكون جزءً من هذا النجاح.