الموظفون هم أحد أعمدة العمل داخل أي شركة، فلا يوجد أي كيان تجاري أو مؤسسي لا يعتمد على الموظفين في إتمام مهام العمل، وبدونهم تغلق الشركات والمصانع أبوابها؛ لذلك يجب إدارة الموارد البشرية بشكل فعال وناجح، خاصةً مع التطور التكنولوجي والرقمي، وتزايد أعداد الموظفين، وكذلك مهام إدارة الموارد البشرية، يمكنك تطبيق نظام ERP للموارد البشرية حتى تتمكن من إدارة شركتك بشكل أكثر ذكاءً وفعالية.
في هذا المقال سوف نتناول أهم العناصر حول برامج الـ ERP System، وكيف يمكن للشركات الاستفادة من نظام ERP للموارد البشرية، وغيرها من الموضوعات.
ما هي أنظمة عمل ERP؟
هي أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، يتم تطبيق البرنامج داخل الشركة حتى يوحد الأقسام فيما بينها، ويكون التعامل مع نظام عمل واحد متكامل وشامل، وذي قاعدة بيانات مركزية يتواصل الجميع من خلالها، مما يسهل تدفق المعلومات وتبادل البيانات، وغيرها من المزايا الهامة.
لا يقتصر برنامج erp system على كونه نظام محاسبي أو نظام لإدارة الموارد البشرية فحسب، إنما هو نظام متكامل يغطي جميع جوانب العمل، ويوفر خصائص لكل إدارة تبعًا للبرنامج، ويمكن الربط فيما بينهم وبين أنظمة العمل الأخرى بسلاسة.
حيث يوجد عدة مكونات أو وحدات لنظام تخطيط موارد المؤسسة مثل:
- برامج erp لـ إدارة المخازن ومتابعة المخزون.
- وحدة للمبيعات والمشتريات.
- برنامج erp للموارد البشرية.
- وحدة التصنيع وإدارة الموردين.
- نظام erp المحاسبي.
وغيرها من وحدات وأقسام الشركة، والتي يمكن تطبيقها داخل العمل، لمتابعة سير العمليات اليومية، بشكل أكثر كفاءة ومرونة.
ما هي الوظائف التي يقوم بها نظام ERP للموارد البشرية؟
تعتبر إدارة الموارد البشرية مسؤولة عن جميع المهام المتعلقة بالموظفين، ابتداءً من مقابلات العمل للتوظيف والتعيين، وحتى انتهاء مدة عمل الموظف، سواء بالاستقالة أو غيرها من الأسباب، وبين المرحلتين تكون رحلة كل موظف داخل الشركة، وكل ما يتعلق به من مهام وبيانات يجب على موظفي الموارد البشرية معرفتها والإلمام بها.
وحتى تسهل من عمل موظفي إدارة الموارد البشرية، بالإضافة إلى شعور باقي الموظفين بالرضا وسهولة التعامل مع الموارد البشرية، عليك تطبيق نظام ERP للموارد البشرية حيث يقوم بالأدوار التالية:
حفظ سجلات الموظفين
يتم الاحتفاظ بجميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالموظف، سواء البيانات الشخصية مثل: الاسم، العنوان، رقم الجوال، وكذلك المعلومات المهنية مثل: المسمى الوظيفي، تاريخ الالتحاق بالعمل، الترقيات التي حصل عليها خلال فترة عمله بالشركة، وهكذا.
حيث يكون لكل موظف ملف يحتوي على المعلومات الخاصة به، ويكون من السهل الوصول لأي معلومة في ثوانٍ معدودة.
متابعة الحوافز والمكافآت
يتم احتساب الحوافز بناءً على دور كل موظف وحسن أدائه، أو الإنجاز الذي قام به في العمل، وكذلك المكافآت سواء كانت للأفراد أو جماعية لأحد فرق العمل أو أحد الأقسام داخل الشركة.
إدارة الرواتب ومصروفات العاملين
يتيح نظام ERP للموارد البشرية حساب الرواتب بشكل تلقائي تبعًا لأيام الحضور والغياب، وكذلك إذا كان هناك نفقات زائدة على الراتب مثل وجود حوافز، أو خصم من الراتب إذا كان هناك إجازات من الرصيد المالي.
كما يقوم بإعداد كشوف الرواتب، وإصدار التقارير المالية الخاصة بمصروفات العاملين، وهذا يوضح أهمية الربط بين أقسام الشركة في نظام عمل واحد، حيث تتداخل بعض مهام إدارة الموارد البشرية مع الإدارة المالية.
تتبع مواعيد الحضور والانصراف
يمكن متابعة مواعيد حضور الموظفين والانصراف من مكان العمل، عن طريق ربط نظام ERP للموارد البشرية مع أجهزة البصمة أو أي نظام آخر، حيث يتم احتساب عدد ساعات العمل، ومواعيد الانصراف المبكر، وعدد ساعات العمل الإضافية، ووضع تلك البيانات في تقارير يومية أو شهرية.
إدارة الإجازات والأذونات
من مزايا نظام ERP للموارد البشرية أنه يسمح للموظفين تقديم طلبات الإجازات بشكل إلكتروني، ويتم الموافقة على تلك الطلبات وخصمها من أيام الإجازات تلقائيًا بمختلف أنواعها، وكذلك عند أذونات الانصراف المبكر أو التأخر في بدء ساعات العمل.
تقييم أداء الموظفين
لا يتوقف دور الموارد البشرية عند التوظيف ومتابعة الحضور والإجازات الخاصة بكل موظف، بل أن إدارة الموارد البشرية تتابع أداء الموظفين ويتم تقييمهم بناء على عدة معايير، مع تسجيل الملاحظات والمقترحات الخاصة بكل موظف.
يتم تنفيذ مقابلات التقييم بشكل سنوي أو ربع سنوي، حسب نظام كل شركة، وطبيعة عملها وعدد الموظفين.
التدريب والتطوير
بعد تقييم الموظفين يتم تحليل الاحتياجات اللازمة لتطوير مهارات الموظفين، حيث يقوم نظام ERP للموارد البشرية بجدولة الدورات التدريبية الخاصة بكل مجموعة من الموظفين، ثم يقوم بتقييم نتائج تلك البرامج ومعرفة مدى تحسن أداء العاملين بعد الحصول على تلك الورش التدريبية.
إدارة عمليات التوظيف
من أهم الميزات التي يقدمها نظام ERP للموارد البشرية هي إدارة عمليات التوظيف بدرجة عالية من الفعالية، وفي نفس الوقت دون أن يتم هدر وقت موظفي الموارد البشرية، حيث يقوم بما يلي:
- ربط الوظائف الشاغرة بالبريد الإلكتروني الخاص باستقبال طلبات التوظيف.
- فرز السير الذاتية آليًا تبعًا للمعايير التي تم تحديدها وبما يوافق المطلوب للوظيفة الشاغرة.
- جدولة مقابلات التوظيف مع المتقدمين، وإرسال تنبيهات لموظفي الموارد البشرية بالموعد.
- تسجيل الملاحظات لكل متقدم حتى يسهل عملية الاختيار فيما بين المتقدمين.
إصدار التقارير وتحليل البيانات
لبرامج إدارة الموارد البشرية أو برامج الـ ERP بشكل عام تساعد في اتخاذ القرار، حيث تقوم بإنشاء تقارير شاملة عن كل ما يتعلق بإدارة الموارد البشرية، وتحليل البيانات الصادرة، مما يوضح مؤشرات الأداء داخل الشركة.
حماية المعلومات
تساعد برامج erp للموارد البشرية في الحفاظ على سرية البيانات، حيث يتم تحديد صلاحيات مستخدمي البرنامج، وحماية المعلومات من الوصول غير المسموح به، كما أنه يدعم الالتزام بقوانين العمل واللوائح داخل الشركة.
كيفية اختيار نظام ERP للموارد البشرية المناسب لك
تطبيق نظام ERP للموارد البشرية هو خطوة استراتيجية هامة، ويجب أن يتم تنفيذها بعناية بدايةً من اختيار البرنامج المناسب لك، وحتى التطبيق داخل العمل بشكل سليم، فيما يلي بعض النصائح التي تساعدك في اختيار نظام ERP للموارد البشرية:
ما هو احتياج الشركة؟
الخطوة الأولى هو تقييم الوضع الحالي للشركة، وتحديد العناصر التي تحتاج إليها لسير العمل بشكل أفضل وأكثر كفاءة، مثال على ذلك:
- معرفة حجم العمليات الروتينية التي تحتاج إلى أتمتة، وإتمامها بشكل تلقائي من خلال البرنامج.
- عدد الموظفين داخل الشركة وحجم فرق العمل.
- مستوى الكفاءة التي تريد الوصول إليه خلال الفترة القادمة.
تلك العناصر تساعد بشكل كبير في تحديد احتياجات الشركة، وبالتالي اختيار البرنامج وفقًا لخصائصه التي تناسب أولوياتك.
هل البرنامج سهل الاستخدام؟
تأكد من أن البرنامج يمتلك واجهة استخدام سهلة وبسيطة، حتى يتمكن جميع الموظفين من التعامل مع البرنامج بدون مواجهة مشاكل أو تعقيدات، كذلك هل البرنامج يدعم استخدامه من خلال الهاتف الجوال أم لا، فهذا الأمر يسهل على الموظفين التواصل وإدخال البيانات، أو متابعة طلبات الإجازات وغيرها من المهام.
ابحث عن نظام يتيح لك جميع الخصائص والمزايا التي تحتاج إليها، ولكن في نفس الوقت يكون البرنامج سهل الاستخدام وذو تصميم بسيط.
هل البرنامج يدعم التوسع؟
تسعى الشركات إلى النمو والتوسع بشكل دائم، ولكن هل في كل مرحلة من النمو تحتاج إلى نظام ERP للموارد البشرية جديد؟ من المنطقي اختيار برنامجًا يدعم التوسع والنمو من البداية، ويسمح بإدخال المزيد من الوحدات والمستخدمين.
حيث يوفر ذلك تكلفة تغيير البرنامج في المستقبل، سواء التكلفة المالية، أو الوقت والجهد المستهلك في نقل البيانات إلى البرنامج الجديد وتطبيقه وأيضًا تدريب الموظفين عليه، الأنظمة المرنة تكون أفضل خاصةً للشركات ذات النشاط الواسع.
هل يصدر البرنامج تقارير؟
قم باختيار برنامج ERP للموارد البشرية يدعم إصدار التقارير بشكل فوري، ولديه لوحات عرض ومتابعة، ويكون لديه القدرة على تحليل البيانات بأعلى جودة، مما يساعد الإدارة العليا على اتخاذ القرار في ضوء رؤية أوضح.
هل البرنامج يتكامل مع أنظمة العمل الأخرى؟
من المهم الربط بين أنظمة العمل داخل الشركة، حتى تعمل جميع الأقسام ضمن قاعدة بيانات مركزية، ونظام عمل متكامل، ولذلك يجب ربط برنامج الموارد البشرية، مع برامج المحاسبية وغيرها من البرامج، وهذا من أهداف تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة.
هل يوجد دعم فني؟
عند اختيار البرنامج تأكد من مزود الخدمة أنه يوجد دعم فني، وتحديثات مستمرة على البرنامج، كذلك تأكد من توفر خدمة تدريب الموظفين على البرنامج قبل التطبيق الفعلي والعمل به داخل الشركة، وأنه يوجد استجابة سريعة في حال حدوث أي مشكلة بالبرنامج.
هل بياناتك في أمان؟
من الضروري حماية بيانات الشركة وألا تتسرب تلك البيانات، أو يمكن التلاعب بها، وكذلك اختراق قاعدة البيانات، تأكد من أن البرنامج يوفر حماية عالية لبياناتك عن طريق التشفير، وتحديد صلاحيات كل مستخدم للبرنامج، وأنه يوفر نسخ احتياطية بشكل تلقائي، لسهولة استعادة البيانات.
هل تحصل على قيمة مقابل سعر؟
الميزانية عامل مهم في اختيار البرنامج، ولكن لا تبحث عن الأرخص، بل عن البرنامج الذي يوفر لك احتياجاتك، كذلك تأكد من أنك تحصل على قيمة حقيقية مقابل السعر، وأنه لا يوجد أي رسوم إضافية غير واضحة من البداية.
ما هو أسرع طريقة للحصول على أفضل نظام ERP للموارد البشرية؟
يمكنك اختصار الكثير من الخطوات والتواصل معنا حيث يقوم خبراء شركة UAnalyst بعقد اجتماع معك؛ لتحديد احتياجاتك في العمل، والبدء في طرح الحلول وأفضل البرامج التي تحقق لك أهدافك في تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسة.
كما أن شركة UAnalyst لديها حلول رقمية لإدارة الموارد البشرية مثل تطبيق UWork، والذي يتيح لك حرية التواصل مع الموظفين داخل الشركة بكل سهولة ومن أي مكان، شرط اتصال الطرفين بالإنترنت، كما أنه يدعم العمل عن بعد، ويمكنك متابعة الموظفين من خلال، يمكنك التعرف على حلولنا حول إدارة الموارد البشرية من هنا.