إدارة المخازن بشكل صحيح من أهم عوامل نجاح بعض الشركات خاصةً التي تعمل في قطاعات التجارة والتوزيع، إن الاعتماد على برنامج erp system يوفر ضمن مكوناته برامج ادارة المخازن، من الخطوات الاستراتيجية التي تساعد بشكل كبير في إدارة المخازن ومتابعة المخزون بنجاح، كما تساعد في توفير البيانات بصورة فعلية ودقيقة.
في هذا المقال سوف نتناول أهم مزايا نظام ERP للمخازن، وما هي الشركات والقطاعات التي تحتاج إليه بدرجة أكبر مقارنةً بغيرها من الشركات.
مزايا استخدام نظام ERP للمخازن
يعتبر نظام ERP للمخازن أحد مكونات أنظمة تخطيط موارد المؤسسة مثل:
- برنامج erp للموارد البشرية.
- نظام erp للمشتريات.
- نظام erp المحاسبي.
- وحدة للمبيعات وخدمة العملاء.
- برامج لـ إدارة الموردين.
توفر أنظمة ERP مجموعة من المزايا والوظائف التي تعود بالنفع على الشركات والمؤسسات، فيما يلي أبرز المزايا التي يقدمها نظام ERP للمخازن:
متابعة المخزون بدقة
يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسة بتسجيل كافة البيانات، ومتابعة كل حركة تحدث بالمخازن والمستودعات، حيث يتابع كل بند من موقعه داخل المخزن، وخروجه إلى الجهة المستقبلة وحتى وصوله، كذلك تسجيل حركة المرتجعات، وتحديث بيانات المخزون باستمرار، مع تحديد الكميات، وتواريخ الاستلام وصرف البضائع.
خفض معدل الأخطاء
أنظمة العمل التكنولوجية تعتمد على أتمتة المهام، ويقلل من استخدام الطرق اليدوية التي كانت تتم داخل المؤسسات، وبالتالي يقلل من احتمالية حدوث أخطاء بشرية مثل: تكرار إدخال البيانات، تلاعب في البيانات، تغيير رقم بشكل غير مقصود، فقدان البيانات مثل ضياع فاتورة، وغيرها من الأخطاء التي من الممكن أن تحدث، ولكنها تقل بشكل كبير عند الاعتماد على نظام ERP للمخازن.
المساعدة في عمليات الجرد
يقوم نظام ERP لإدارة المخازن ومتابعة المخزون بتسهيل إجراء عملية الجرد الدوري والسنوي، حيث يمكن ربط النظام بالمخزون الفعلي داخل المستودعات، وبالباركود الخاص بكل صنف داخل المخزن، مما يوفر للموظف أو الإدارة بيانات فعلية ودقيقة في نفس الوقت.
إدارة المخزون بشكل فعال
يعمل البرنامج بتوفير عدة إمكانيات مما يساعد في التحكم بالمخزون بطريقة أفضل، حيث يساعد على:
- تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى من الكميات التي يتم تخزينها.
- إرسال تنبيهات حول مواعيد الطلبات.
- منع تكدس المخزون حيث يتم ربط البرنامج بوحدة التصنيع، وكذلك وحدة المبيعات.
- تجنب وصول المخزون لمرحلة النفاد أو كميات أقل من الحد الأدنى من البضائع.
التحكم في عدة مخازن
يمكن إدارة عدة مخازن في مواقع مختلفة من خلال نظام ERP للمخازن واحد، حيث يمكن إضافة جميع المستودعات الخاصة بشركتك وربطهم جميعًا ببعضهم البعض، مما يساعد في معرفة الكميات المتوفرة في كل مخزن بشكل منفصل، كذلك يمكن توزيع البضائع على المخازن تبعًا للمساحات وإمكانيات التخزين.
تحسين الكفاءة التشغيلية
تهدف أنظمة تخطيط موارد المؤسسة إلى تحسين كفاءة العمل، وتختلف الآلية تبعًا للبرامج التي يتم تطبيقها، ولكن على سبيل المثال تقوم برامج ERP لإدارة المخازن بما يلي:
- تقليل الهدر والفاقد من البضائع التي يتم تخزينها بشكل خاطئ، أو يتم نسيانها وضياع بياناتها.
- تقليل تكدس المخزون والحاجة إلى التخزين الزائد.
- تحسين سلاسل التوريد والاستجابة لطلبات الشراء.
توفير وقت وجهد الموظفين
يقع على عاتق الموظفين عدة مهام يجب إنجازها، والاعتماد على حلول رقمية وسحابية في العمل يساعد الموظفين على توفير وقت المهام الروتينية، والقيام بأعمال أخرى أكثر أهمية وتحتاج إلى تركيز أكبر، حيث يمكن لبرامج إدارة المخازن المساعدة في:
- إصدار ومتابعة أوامر الشراء.
- متابعة مواعيد الاستلام وتسجيل البضائع التي تم استلامها.
- تسجيل المواد التي يتم صرفها وكذلك تسجيل الجهات التي سوف تستقبل البضائع.
- تسوية الفروقات بين المخزون الفعلي والبيانات التي تم تسجيلها.
إنشاء تقارير وتحليلات
توفر أنظمة ERP إمكانية إصدار تقارير فورية عن المخزون، مثال على ذلك:
- المنتجات الأكثر طلبًا ومبيعًا.
- المنتجات الراكدة والتي يقل طلبها.
- فترات ذروة الطلبات، وكذلك الفترات الأقل حركة.
كما يمكن أن تقوم بتحليل البيانات، مما يسهل على الإدارات اتخاذ القرار بشكل أكثر وضوحًا وفق البيانات الدقيقة التي تم تسجيلها من خلال نظام العمل.
دعم البرامج الأخرى
من أهم أهداف تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسة هي العمل في إطار قاعدة بيانات مركزية، حيث يتم الربط بين أقسام الشركة من خلال البرامج الخاصة بها، يتكامل نظام ERP لمتابعة المخزون مع برامج الأقسام الأخرى مثل: المحاسبة، والتصنيع، والمبيعات، وغيرها من البرامج.
تتبع المنتجات بدقة
بعض الصناعات تحتاج إلى تتبع المنتجات بدقة عالية، مثل: المستشفيات وشركات الأدوية، يمكن من خلال نظام ERP للمخازن تتبع كل صنف برقم التسلسل أو بنظام الدفعات، لمعرفة تاريخ التصنيع، ومدة الصلاحية الخاصة بكل صنف، حيث يتم تصريف المنتجات أثناء مدة صلاحيتها، وإعدام البضائع التي خرجت عن الوقت المسموح بتداولها.
كيف يقوم نظام ERP للمخازن في تحسين كفاءة الشركات؟
يمكننا القول أن من الأهداف الرئيسية لتطبيق برنامج ERP للمخازن هو تحقيق التوازن بين توفر المنتجات وتكلفة تخزينها، بالإضافة إلى عناصر أخرى هامة أيضًا، في الفقرات التالية نقوم بتوضيح كيف يمكن لمثل هذه البرامج زيادة كفاءة عمل الشركات، وتحسين إدارة المخزون.
- تحديد وقت إعادة الطلب بشكل تلقائي، تبعًا لسرعة استهلاك الصنف، وفترة التوريد والوصول إلى المخازن، وكذلك الحد الادنى من الكميات المطلوب توفرها بشكل دائم داخل المستودعات.
- التنبؤ بالطلب إذ يقوم البرنامج بتحليل البيانات المتوفرة حول المبيعات السابقة، والاتجاهات الموسمية، وأكثر الأصناف طلبًا، ثم يتمكن من توقع طلبات الشراء في المستقبل القريب، مما يساعد في إدارة المخزون بشكل متوازن، يحث تكون متوفرة وقت طلب الجمهور، وتجنب تكدس البضائع في وقت الركود.
- استغلال المخازن بشكل أفضل، حيث يتم توزيع البضائع بين الفروع، والاستفادة من المخزون في أحد المخازن بدلًا من شراء كميات أفضل، كذلك تجنب ازدحام البضائع في أحد الفروع ونقل البضائع الزائدة إلى مستودعات أخرى.
- إتمام المهام اليومية بشكل سريع وصحيح مثل: استلام البضائع أو توريدها، إجراء جرد يومي، مراجعة الفواتير.
- تقليل معدلات الفاقد وتلف البضائع، كذلك سرعة التخلص من البضائع التي انتهت مدة صلاحيتها.
- دعم القرارات الإدارية وفق التقارير البيانية والتحليلية التي يقوم بإعدادها البرنامج.
- تحقيق رضا العملاء بسبب توفر المنتجات، وسهولة تجهيز الطلبات وشحنها إلى العميل، مما يعمل على زيادة ولاء العميل، وكسب ثقته بشكل أكبر.
- تدعم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة النمو والتوسع، حيث يمكن إضافة المزيد من المكونات والوحدات، وربط الفروع الجديدة وإدخالها ضمن قاعدة البيانات، دون الحاجة إلى إعادة شراء برنامج آخر وتطبيقه، لذا يجب اختيار برنامج مرن يدعم التوسع من البداية.
من أكثر المستفيدون من نظام ERP للمخازن؟
غالبًا تحتاج جميع القطاعات إلى نظام ERP للمخازن، فكل شركة أو مؤسسة لديها ولو مخزن واحد سوف تستفيد من هذا البرنامج، ولكن يوجد قطاعات تحتاج إلى أنظمة ERP للمخازن بدرجة أكبر كما يلي:
شركات التصنيع والإنتاج
حيث تعتمد بشكل أساسي على مواد خام خاصة بالتصنيع، وبضائع جاهزة للتوريد إلى العملاء.
شركات البيع بالجملة والتجزئة
سواء كانت الشركة تعمل بنظام البيع بالجملة أو بالتجزئة وتمتلك عدة فروع وسلاسل تجارية، فهي بالطبع تعتمد على البضائع في المخازن بشكل كبير، ولديها حركة سريعة في نظام الاستلام والتوزيع على الفروع، وتوصيل المنتجات إلى نقاط البيع أو إلى المستهلك النهائي بشكل مباشر.
القطاع الطبي
يضم القطاع الطبي المستشفيات وشركات الأدوية والصيدليات، يتعامل القطاع الطبي مع بضائع حساسة ويجب أن يتم تخزينها وفق معايير خاصة مثل: تخزينها في درجات حرارة معينة، وكذلك يجب استخدام تلك المنتجات في مدة صلاحيتها.
شركات المنتجات الغذائية والمشروبات
تحدي تلك الشركات مشابه للقطاع الطبي، حيث أن المخزون قابل للتلف ومرتبط بمدة صلاحية قصيرة المدى، كما يوجد طلبات موسمية مثل: المثلجات، تحتاج تلك الشركات إلى أنظمة تجعلها تراقب المخزون بدقة وتضمن جودة تخزين المنتج.
الخدمات اللوجستية وشركات التوزيع
يعتمد عمل شركات الخدمات اللوجستية على إدارة المخازن نيابة عن عملائها، وتقوم بتوزيع وتوريد البضائع الخاصة بكل عميل بشكل منفصل، مما يجعلها بحاجة إلى إدارة مخزون العملاء وإصدار التقارير لهم بدقة.
هل تبحث عن برنامج لإدارة المخزون بشكل ذكي؟
إن مهمة اختيار البرنامج المناسب من بين افضل برامج erp أمر يحتاج إلى خبراء شركة UAnalyst، حيث يقوم فريق العمل بتحديد احتياجات شركتك وأهدافها، وتقديم الحلول الأنسب لك حسب طبيعة المجال التي تعمل به، وكذلك حجم الشركة ومدى التوسع المحتمل حدوثه في المستقبل.
يمكنك التواصل معنا لتحديد موعد لعرض خدمات شركتنا الرقمية والمبتكرة، فنحن أكثر من كوننا مزود للخدمة بل شركاء لنجاح عملائنا.