التحول الرقمي الذي يتجه إليه العالم يتطلب عدة أمور، منها وأهمها هو وجود نظام عمل متكامل، يوفر حلول تقنية متقدمة، ويدعم الوصول إليه سحابيًا، كل هذه العناصر وأكثر تقدمها أنظمة ERP، ولكن برغم أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة تقدم للشركات وأصحاب العمل الكثير من الفوائد، ولكن قد يواجهون بعض التحديات المتعلقة بطبيعة تلك الأنظمة، في هذا المقال سوف نلقي الضوء على مميزات وعيوب نظام ERP، وكيفية التغلب على تلك السلبيات.
شرح لأنظمة عمل ERP
تهدف أنظمة ERP وهي اختصار لـ (Enterprise Resource Planning)، والتي تعني تخطيط موارد المؤسسة، فهو برنامج شامل يعمل على ربط جميع أقسام الشركة فيما بينها في نظام عمل واحد، وقاعدة بيانات مركزية تسهل من عملية تدفق المعلومات، وتسجيل البيانات، وسهولة الوصول إليها في أي وقت.
يتم تقسيم تلك الأنظمة إلى مجموعة من البرامج الخاصة بكل قسم مثل:
- نظام erp المحاسبي.
- برنامج للمبيعات.
- برامج ادارة المخازن ومتابعة المخزون.
- برنامج للتصنيع والإنتاج.
- برنامج erp للموارد البشرية.
- برنامج لـ إدارة الموردين.
مما يساعد على تكامل البرامج، ويؤدي إلى تحسين كفاءة العمل، وتبادل البيانات بشكل لحظي.
ما هي مميزات وعيوب نظام ERP؟
مميزات نظام ERP داخل العمل
بالحديث عن مميزات وعيوب نظام ERP، يمكن أن نبدأ بالمزايا حيث أن برنامج erp system يوفر لك العديد من الفوائد والمزايا عند تطبيقه داخل العمل، خاصةً إذا قمت بتثبيت جميع الوحدات المكون منها البرنامج، وعدم الاكتفاء ببرنامج واحد فقط لأحد الأقسام، فيما يلي توضيح لأبرز المزايا التي تتسم بها أنظمة تخطيط موارد المؤسسة:
تكامل العمل ودمج الأقسام
يعمل نظام ERP على دمج العمليات الإدارية والتشغيلية في نظام عمل واحد، مما ينعكس على تحسين سير العمليات اليومية، ورفع الكفاءة الإنتاجية لكل الأقسام، حيث يقل الاعتماد على الأنظمة المنفصلة لكل إدارة، وتكرار البيانات، والتأخير في الوصول إلى معلومة تخص قسم آخر داخل الشركة.
أما برامج تخطيط موارد المؤسسة يتم العمل في نطاق نظام واحد، يجمع بين الأقسام المختلفة.
توفير رؤية واضحة للإدارة
عندما يتم إدخال البيانات من جميع الأقسام في قاعدة بيانات واحدة، تتحسن جودة البيانات والمعلومات التي تخص العمل، حيث أنه من مزايا نظام ERP أن البيانات تظهر لجميع الأقسام فور إدخالها، كذلك يقلل الأخطاء البشرية، مما يوفر معلومات دقيقة وبشكل واضح ومنظم للإدارة، وبالتالي يتم اتخاذ القرارات وفق رؤية شاملة، وبناءً على بيانات فعلية وحقيقية.
تعزيز الكفاءة التشغيلية
يمكن السيطرة على هدر الوقت في العديد من العمليات اليومية من خلال أتمتة العمليات اليدوية الروتينية، حيث يقوم البرنامج بهذه المهام بشكل تلقائي وآلي مثل: إصدار الفواتير، تتبع المخزون، وغيرها من العمليات، مما يساعد الموظفين على إتمام عملهم في وقت أقل وبكفاءة أعلى، ويُسرع من سير العمل، ويُعلي الإنتاجية.
دعم التوسع والنمو
يوجد العديد من أنظمة موارد تخطيط المؤسسة وتحمل كلًا منها مميزات وعيوب نظام ERP، غالبًا ما تدعم برامج الـ ERP التوسع، حيث يمكن تعديلها حتى تؤدي المزيد من الوظائف أو تستوعب حجم عمليات أكبر، لتناسب احتياجات العمل بعد التوسع، كما يمكن إضافة المزيد من المكونات بالبرنامج مثل: إضافة فروع جديدة، أو إدارة خطوط إنتاج، أو التعامل بأكثر من عملة داخل البرنامج.
تحسين إدارة الموارد البشرية
تقوم برامج ERP للموارد البشرية بعدة وظائف، ولها أهمية كبيرة في تحسين إدارة الموارد البشرية، حيث يمكن أن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسة بالقيام بما يلي:
- تتبع مواعيد الحضور والانصراف للموظفين.
- إعداد كشوف المرتبات، مع الوضع في الاعتبار الخصومات أو الحوافز الخاصة بكل موظف.
- الاحتفاظ بسجلات الموظفين بشكل رقمي مما يسهل من الوصول إليه.
- دعم البرامج والورش التدريبية التي تقدم للموظفين.
- إدارة عمليات التوظيف بشكل فعال.
متابعة المخزون وسلسلة التوريد
توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP برامج لإدارة المخزون، حيث يتم متابعة حجم التصنيع أو التوريد، وحجم البضاعة في المخازن، وخصم المنتجات التي تم بيعها، مما يساعد في التخطيط الفعال لطلبات الإنتاج والتوريد، وكذلك يدعم قسم المبيعات بمعرفة الأرقام الفعلية للسلع داخل المخازن.
كما أنه يوجد برامج تتابع حركة الموردين، والمساعدة في تقييم كل مورد، لتحسين العمل بين الشركة والمورد فيما بعد.
تلك المهام تساعد الشركات من تقليل حجم البضائع التالفة، والتحكم في إنتاج البضائع التي يقل بيعها، كما أنه تدعم الاستجابة السريعة لمتغيرات السوق، وطلبات البيع والشراء.
تحسين تجربة العملاء
يمكن رفع تجربة العميل للأفضل بسبب ربط قسم المبيعات وخدمة العملاء وإدارة المخزون في منصة واحدة، حيث يتيح للموظفين من التعامل مع العميل وإمداده بمعلومات حديثة وفعلية، حول توفر المنتج أو متى يمكن توفيره، مما يساعد من تحسين تجربة العميل وشعوره بالرضا تجاه العلامة التجارية.
دعم الامتثال للمعايير القانونية
تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسة الشركات في الامتثال القانوني والتنظيمي من خلال:
- إعداد التقارير الضريبية.
- إصدار الفواتير بصيغ توافق الجهات القانونية.
- إنشاء تقارير مالية دقيقة بعيدًا عن إمكانية التلاعب أو التضليل في المعلومات الواردة بها.
تقليل التكاليف التشغيلية على المدى البعيد
يتطلب تطبيق نظام ERP إلى تكلفة مالية في البداية، ولكنه يعتبر استثمارًا طويل المدى، حيث أنه يساعد الشركات في توفير الوقت والجهد، تحسين كفاءة العمل، خفض نسبة الخطأ.
إعداد التقارير بسهولة
توفر أغلب الأنظمة إمكانية إنشاء تقارير بشكل فوري، كما يمكنها تحليل البيانات وإعدادها في تقارير مفصلة، كذلك توفر لوحات تحكم فعالة، مما يعزز من عملية تقييم الأداء والتحسين بشكل أفضل.
عيوب نظام ERP داخل العمل
بعد ذكر عشر نقاط حول المزايا التي يقدمها نظام ERP داخل الشركات والمؤسسات، يمكننا الحديث عن بعض العيوب التي يمكن أن يواجهها بعض المستخدمين في بعض الأنظمة، حيث أن مميزات وعيوب نظام ERP قد تختلف من برنامج إلى آخر، ما يلي النقاط التي تعتبر سلبيات في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ولكن ليس بالضرورة أن تتواجد في جميع الأنظمة):
تهديدات حماية المعلومات
برغم أن من مزايا أنظمة تخطيط موارد المؤسسة هي حماية المعلومات، ولكن قد يتواجد في بعض الأنظمة اختراقات أمنية تهدد من أمان البيانات التي تخص الشركة، مما يعرضها إلى خسائر ومشكلات بسبب سرقة البيانات الهامة.
ارتفاع التكلفة الأولية لتطبيق البرنامج
هذا الأمر من مميزات وعيوب نظام ERP في نفس الوقت، حيث أن البرامج تحتاج إلى تكلفة مرتفعة نسبيًا عند الشراء والتطبيق، خاصةً إذا كان النظام كبير ويوفر وظائف عديدة، مما يجعل تلك البرامج مكلفة على الشركات المتوسطة والصغيرة.
ولكن الفوائد التي تعود على الشركة من تطبيق البرنامج، يجعل الأمر يستحق التكلفة الأولية له، كما يمكن للشركات الصغيرة اختيار برامج أقل في التكلفة حيث لا تحتاج إلى الكثير من الوظائف تبعًا لحجمها.
تخصيص وتعديل محدود
بعض البرامج لا توفر مرونة كبيرة في تخصيص المهام، وكذلك التعديل على البرنامج فيما بعد، مما يجعلها غير قادرة على استيعاب التوسع والنمو الخاص بالشركة في المستقبل.
فترة تطبيق وتدريب طويلة
عند تطبيق نظام ERP يجب أن تكون الشركة على جاهزية تامة لهذا الأمر، حيث تحتاج بعض الأنظمة إلى وقت طويل في التطبيق، وكذلك تدريب الموظفين على استخدام البرنامج خاصةً الأنظمة المعقدة، إذا لم تكن الشركة على استعداد لهذا الأمر، قد تفشل عملية التطبيق مما يعني خسارة كبيرة في المال والجهد والوقت.
عدم توافق البرنامج مع أنظمة العمل الأخرى
تمتلك بعض الشركات أنظمة عمل أخرى، وفي حال أن نظام الـ ERP لا يوافق الربط أو التكامل مع نظام عمل آخر، يؤثر ذلك على الشركة، وتظهر مشاكل تقنية.
مقاومة الموظفين
برغم أن هذا الأمر لا يندرج تحت مسمى مميزات وعيوب نظام ERP بشكل صريح، ولكن من التحديات التي تواجه الشركات عند تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة هو مقاومة الموظفين، حيث يكون هناك حالة من رفض التغيير والتعامل مع النظام الجديد، يجب إدارة التغيير بذكاء وبشكل فعال، حيث أن فشل التغيير قد يكون كارثيًا على الشركات والمؤسسات.
كيف يمكن التحكم في عيوب نظام ERP؟
قد تختلف مميزات وعيوب نظام ERP حسب البرنامج الذي قمت باختياره، ولكن بشكل عام كيف يمكن التغلب على عيوب أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أيًا كان نوع النظام الذي قمت باختياره؟ هذا ما سوف نوضحه في الفقرة التالية:
- قارن بين الأنظمة وتعرف على مميزات وعيوب نظام ERP قبل أن تقوم بتطبيقه في الشركة أو المؤسسة.
- اختيار نظام مناسب، يتوافق مع طبيعة عملك، ويوفر لك احتياجاتك الحالية وخططك المستقبلية.
- قم بإعداد خطة مدروسة حول مراحل التطبيق والتدريب، قم بتجربة النظام قبل التطبيق الكامل والفعلي له داخل الشركة.
- وضع تدريب الموظفين على البرنامج كأحد بنود العقد مع مزود الخدمة، حتى تتأكد أن الموظفين قادرون على استخدام البرنامج بشكل صحيح وبدون مواجهة مشاكل عند تطبيق البرنامج.
- تعزيز الأمان الإلكتروني سواء من داخل الشركة، أو اختيار برنامج ERP لديه معايير أمان عالية المستوى، وذلك للحفاظ على أمن معلومات الشركة.
- تأكد من أن النظام لديه قدر كافٍ من المرونة سواء للتخصيص أو التوسع لاحقًا، حتى لو كان هذا في مقابل تكلفة أعلى للبرنامج، ولكنه سيكون أفضل من تغيير النظام بالكامل فيما بعد.
- توعية الموظفين بأهمية التغيير، وتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة داخل العمل، حتى يكون لديهم الوعي الكافي لإدارة التغيير بنجاح.
- التعاقد مع مزود خدمة موثوق به، حيث أن مزود الخدمة يقوم بدور حيوي في اختيار البرنامج، وتطبيقه داخل العمل، وتخصيص المهام وتقديم الدعم الفني وتدريب الموظفين إن احتاج الأمر.
- البرامج ذات التصميم البسيط وواجهة مستخدم سهلة غالبًا ما تكون مفضلة من قبل الموظفين، حيث يمكنهم إنجاز المهام بدون تعقيد.
هل تريد مساعدة في اختيار نظام ERP مناسب؟
يمكننا مساعدة في اختيار النظام المناسب لاحتياجات شركتك، حيث يقوم فريق العمل في شركة UAnalyst بتقييم احتياجات العمل لديك، وتقديم اقتراحات حول الأنظمة التي تناسبك، وتزويدك بالخدمة التي تحتاج إليها لنكون شركاء لك في النجاح والنمو، تواصل معنا للحصول على استشارة من خبرائنا ومعرفة تفاصيل أكثر حول أنظمة العمل، والحلول التقنية المبتكرة الخاصة بنا.