هل مازلت تعتمد على أنظمة تقليدية لإدارة الحسابات والبيانات المالية؟ في ظل التطور والمنافسة الدائمة أنت بحاجة إلى أنظمة عمل تواكب هذا التطور، وتساعدك على إدارة أعمالك وشركتك بأفضل شكل ممكن، وأقل أخطاء بشرية، كذلك تمدك بالتقارير اللازمة وغيرها من المزايا، في هذا المقال سوف نلقي الضوء حول مدى احتياج الشركات إلى برنامج محاسبة ERP، وما هي أنواعه وكيف تحصل على نظام erp المحاسبي المناسب لك؟
ما هو نظام ERP؟
أنظمة ERP أو برنامج erp system تعني برامج تخطيط موارد المؤسسة، هو باختصار نظام شامل يضم عدة برامج لإدارة الأقسام ووحدات الشركة، ويربط فيما بينهم في قاعدة بيانات مركزية، ونظام عمل واحد متكامل يشمل جميع جوانب العمل.
مكونات نظام ERP
أنظمة إدارة تخطيط المؤسسات أشمل من كونها خاصة ببرنامج محاسبة ERP فقط، ولكنها تحتوي على عدة برامج ووحدات تستخدم في أكثر من إدارة وقسم داخل الشركة مثل:
- إدارة المبيعات والمشتريات.
- وحدة التصنيع وإدارة الموردين.
- برنامج erp للموارد البشرية.
- إدارة خدمة العملاء.
- برامج إدارة المخازن ومتابعة المخزون.
أهداف أنظمة إدارة تخطيط المؤسسة
تقوم أنظمة عمل ERP بعدة وظائف تهدف في النهاية إلى:
- سير العمليات اليومية للإدارات الداخلية بشكل أكثر سهولة.
- تحسين تدفق المعلومات وسهولة الوصول إلى البيانات بين الإدارات المختلفة.
- رفع كفاءة العمل وتقليل النفقات التشغيلية.
- دعم القرارات الإدارية وفقًا لتقارير فورية ودقيقة بناءً على البيانات التي تم تسجيلها في قاعدة البيانات.
- الربط والدمج بين أقسام الشركة ومتابعة سير العمل بشكل أوضح وأكثر فعالية.
- تقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن التعامل يدويًا مع البيانات.
مزايا العمل من خلال برامج ERP
توفر أفضل برامج erp مجموعة من المزايا التي يمكن أن تستفيد منها الشركات كالآتي:
- مرونة التعديل وتخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجات الشركة.
- تجنب تكرار إدخال نفس البيانات من كل قسم.
- أتمتة العمليات اليدوية واليومية.
- تحسين الامتثال القانوني والضريبي.
- دعم العملات والقوانين المحلية.
- إصدار تقارير دقيقة بسرعة.
- إدارة العمليات المالية بشكل أفضل.
- سهولة قياس أداء الموظفين.
- حماية أمن المعلومات وتحديد صلاحيات لكل مستخدم حسب دوره الوظيفي.
لماذا تحتاج الشركات إلى برنامج محاسبة ERP؟
حاجة الشركات إلى برنامج محاسبة ERP لا يقل أهمية عن حاجتها إلى الأعمدة الأساسية لسير العمل، خاصةً وأنه يساعد الشركات بشكل كبير في إدارة الأموال والأمور المحاسبية بشكل فعال، فيما يلي أبرز الأسباب التي تحفز رجال الأعمال على تطبيق البرنامج داخل الشركات:
توحيد قاعدة البيانات
يمكن للبرنامج أن يحسن كفاءة العمل من خلال إمكانية تكامله مع بقية أقسام الشركة، بحيث يمنع تضارب وتكرار البيانات بين الإدارة المالية والمحاسبة، وإدارة المبيعات، وإدارة الموارد البشرية على سبيل المثال.
كذلك يضمن ألا يعمل كل قسم على حدى، وأن جميع الأقسام تعمل على قاعدة بيانات مركزية موحدة، إذ يتم تحديث البيانات بمجرد تسجيلها من أي قسم، كذلك يمكن لأي قسم أن يصل إلى المعلومة التي يحتاجها في الوقت نفسه دون انتظار الرد من الأقسام الأخرى.
أتمتة المهام الروتينية
تعتبر المهام الروتينية من أكثر العمليات اليومية التي تستغرق وقتًا من الموظفين، وتصيبهم بالملل إذ يقومون بنفس العمل يوميًا، كما أن التعامل يدويًا مع تلك البيانات قد ينتج عنه بعض الأخطاء.
ولكن يقوم برنامج محاسبة ERP بإصدار الفواتير آليًا، كذلك يُدخل القيوم المحاسبية بعد عمليات البيع والشراء، كما أنه يتابع مستويات المخزون في إدارة المخازن ويحدثه بعد عمليات البيع أو التوريد والتسكين داخل المخازن.
إصدار التقارير بشكل فوري
يمكن طلب تقارير مالية أو تحليلية في أي وقت دون الانتظار إلى مواعيد الإغلاق الدورية، حيث يتم تسجيل البيانات بشكل لحظي ويتم تحديثها دائمًا، ما يسرع الدورة المحاسبية والمالية والإغلاقات المالية الشهرية والسنوية.
إدارة النفقات التشغيلية وتجنب الهدر
يتيح برنامج محاسبة ERP مراقبة جميع المصروفات التي تنفقها الشركة، ومقارنتها بالتكاليف الفعلية التي تم التخطيط لها في الميزانية، كما أنه يوفر تقارير تساعد على معرفة بنود الإنفاق، مما يساعد على تقليل المدفوعات غير الضرورية.
تحليل الربحية
يمكن لبرامج erp أن يقوموا بتحليل الأرباح والخسائر الخاصة بكل منتج أو قسم داخل الشركة، وحتى الفروع إذا كانت شركة متعددة الفروع، او لها مجموعة من محلات البيع بالتجزئة، حيث تساعد التقارير على تحديد الأنشطة أو الفروع الأكثر ربحًا، وبالتالي تتمكن الإدارة من تحسين بقية الفروع أو الأقسام، سواء لتحسين الأرباح أو تقليل الخسائر.
إدارة التدفقات النقدية
تقوم برامج تخطيط موارد المؤسسة بإرسال تنبيهات حول مواعيد سداد الفواتير، سواء المستحقة أو المدفوعة من قبل الشركة، حيث أنها تتبع وتُسجل كل العمليات المالية الصادرة والواردة، ولديها الإمكانية بالتنبؤ حول الاحتياجات النقدية بناء على بيانات دقيقة.
دعم الامتثال القانوني
تعتبر الضرائب من أهم الجهات القانونية التي يتم الامتثال لها، حيث عدم سداد الضرائب في الأوقات المحددة، يعرض الشركة للمساءلة القانونية وقد يتم اتهامها بالتهرب الضريبي.
يدعم برنامج محاسبة ERP القوانين المحلية لأغلب الدول، حيث يقوم بإعداد التقارير الضريبية وفقًا للقانون، كما يوفر الملفات بالصيغ المقبولة في الدوائر الحكومية، مثال على ذلك: ضريبة القيمة المضافة في مصر، ونظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
سهولة التتبع والمراجعة
تقوم أنظمة ERP بتسجيل كل عملية تمت من خلال النظام، مع توضيح من الشخص الذي قام بذلك، مما يسهل من عملية تتبع كل قيد أو بيان تم إدخاله، ومراجعة وتصحيح الأخطاء التي تمت، ومعرفة الشخص المسؤول عن ذلك.
دعم التحول الرقمي
يتجه العالم حاليًا إلى الرقمنة، وتعمل الشركات وحتى بعد الدول مثل السعودية على دعم التحول الرقمي الكامل، تدعم برامج ERP سواء المحاسبية أو غيرها من البرامج عملية التحول الرقمي، حيث يتم إجراء كافة العمليات من خلال البرنامج بعيدًا عن العمليات الورقية، مع خفض نسب العمليات اليدوية.
إمكانية العمل عن بعد
هناك مجموعة من الشركات تعتمد على مبدأ العمل عن بعد بشكل كبير، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة تدعم هذا المبدأ، خاصةً إذا قامت الشركة بتطبيق برامج سحابية، حيث يمكن الوصول إليها من أي مكان في العالم، بشرط الاتصال بشبكة إنترنت، كما أن بعض البرامج يمكن استخدامها من خلال الهواتف الذكية.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتم تطبيق برنامج ERP بهدف التكامل مع بقية الأقسام، وعدم الاكتفاء بإدارة أحد الأقسام فقط من خلاله، خاصةً وأن طبيعة عمل كل إدارة تداخل مع الأخرى في بعض النقاط، حيث يمكن ربط إدارة المالية مع المبيعات والمتاجر الإلكترونية لمعرفة حجم الأموال الواردة من خلال البيع، وهكذا مع بقية الإدارات داخل الشركة.
دعم النمو والتوسع
يمكن لبرامج ERP التعامل مع العملات واللغات والقوانين المحلية والعالمية، مما يسهل من إدارة فروع الشركة في أكثر من دولة في نظام واحد، كما تدعم أغلب البرامج إدخال المزيد من الوحدات دون تغيير البرنامج وتطبيق آخر بعد عملية التوسع ونمو الشركة، بل نظامًا واحدًا يمكن التعديل عليه.
أهم الخصائص التي يجب توافرها في برنامج محاسبة ERP
يوجد عدة أنظمة ERP توفر برامج محاسبية وغيرها، ولكن عند اختيار برنامج محاسبة ERP عليك التأكد من أنه يمتلك مجموعة من الخصائص، حتى تحصل على أفضل تجربة ممكنة، فيما يلي أبرز السمات التي يجب أن تتوفر في البرنامج:
- التكامل والدمج بين الوحدات وأقسام الشركة، حيث أن أي عملية في كل قسم تؤثر على الآخر.
- إمكانية التخصيص والتعديل، حيث أن طبيعة عمل كل شركة تختلف عن الأخرى، ميزة التخصيص أنه يتم تعديل بعض العناصر في البرنامج حتى تتوافق مع أنظمة عما وقوانين الشركة.
- تصميم بسيط وواجهة استخدام سهلة، حتى يتمكن جميع الموظفين من فهم البرنامج والتعامل معه بسهولة، في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر إلى محاضرات توضيحية لكيفية استخدام البرنامج قبل التطبيق الفعلي له داخل العمل.
- إدارة الأمور المالية بدقة، مع تسجيل كل عملية تتم بشكل يومي، وإعداد التقارير بناء على كافة البيانات المتوفرة.
- إصدار الفواتير بصيغة معتمدة قانونيًا، مع إمكانية تقديم التقارير الضريبية في أي وقت.
- إتاحة تقارير تحليلية حول العمليات المالية، مع لوحات تحكم تعرض الأداء المالي وغيره من أداء الشركة.
- تحديد صلاحيات كل مستخدم أو كل قسم، مع وجود نظام أمان يحمي البيانات الحساسة، وإرسال إشعارات عند الكشف عن محاولة لأي تلاعب أو اختراق لقاعدة البيانات.
- دعم الفروع والمواقع المختلفة، حيث يجب أن يكون نظام ERP يوفر ميزة إدارة أكثر من فرع داخل نفس النظام، كما يقوم بجمع المعلومات والتقارير لجميع الفروع.
- إمكانية الربط مع أنظمة عمل أخرى مثل: برنامج إدارة العملاء CRM، وأنظمة المتاجر الإلكترونية الخاصة بالشراء الأونلاين، وغيرها من أنظمة العمل التي تحتاج إليها الشركات خارج مظلة برنامج محاسبة ERP.
- دعم تشغيل البرنامج عبر الإنترنت بالنسخة السحابية، حيث يمكن متابعة العمل واستخدام البرنامج من أي مكان، وكذلك وجود إمكانية تثبيت البرنامج عبر الخوادم المحلية داخل الشركة، حيث يتم الاختيار حسب حاجة الشركة وأولوياتها.
- وجود دعم فني في حال طلب خدمة ما حول البرنامج، وغالبًا ما يقوم مزود الخدمة بهذه المهمة، كذلك يكون هناك تحديثات دورية حتى يدعم البرنامج التطورات المحاسبية والقانونية.
أشهر أنظمة ERP توفر برامج محاسبية
كما ذكرنا فهناك عدة شركات توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة، وتوفر مجموعة من البرامج التي تساعد في إدارة الشركات بشكل فعال وذكي، إليك أشهر تلك البرامج:
SAP ERP
من أقدم وأقوى أنظمة ERP يوفر العديد من المزايا والخصائص، يناسب الشركات الكبرى، وكذلك المؤسسات الخدمية التي تتعامل مع عدد كبير من العملاء، وكذلك الكيانات متعددة الجنسيات.
Oracle NetSuite
هو نظام سحابي بالكامل، ويشمل جميع الوحدات، وأكثر انتشارًا بين الشركات المتوسطة إلى الكبيرة، ولكنه لا يدعم اللغة العربية.
Odoo
من أشهر أنظمة ERP فهو نظام مفتوح المصدر ويمكن التعديل عليه بكل سهولة، كما أنه يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة، ويتميز بسهولة الاستخدام، كما أنه يوفر نسخة مجانية محدودة الإمكانيات.
Zoho
من البرامج التي يسهل استخدامها، وتوفر ميزات رائعة، ويناسب أيضًا الشركات الصغيرة والمتوسطة.
SMACC
برنامج محاسبة ERP موجه بالأساس إلى السوق السعودي والخليجي بشكل عام، حيث يدعم اللغة العربية والقوانين المحلية.
كيف تحصل على برنامج محاسبة ERP المناسب لك؟
إذا كنت تسعى إلى تطبيق برنامج محاسبة ERP داخل عملك لتحسين الكفاءة، فيمكنك التواصل معنا حيث يقوم خبراء شركة UAnalyst بإجراء مقابلة معك؛ من أجل تحديد احتياجات شركتك وتقديم الحلول الأنسب لك، واختيار أفضل برنامج محاسبة ERP يتوافق مع شركتك ويدعم النمو والتوسع فيما بعد، ونقوم بتطبيقه داخل شركتك وتدريب الموظفين على استخدامه.