قد يجهل البعض ما هي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، وهل لها أهمية حقيقية داخل الشركات ومؤسسات العمل أم لا؟ ولكن في واقع الأمر تقوم تلك الأنظمة بالعديد من الوظائف، ولها دور كبير في تحسين الكفاءة التشغيلية، وهي من الأعمدة الأساسية في التحول الرقمي للشركات، بالإضافة إلى غيرها من المزايا والفوائد، وهذا ما سوف نقوم بتوضيحه من خلال هذا المقال.
ما هي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
يمكننا إجابة سؤال ما هو erp system؟ كالآتي: ERP هي اختصار لـ Enterprise Resource Planning وترجمتها بالعربية هي تخطيط موارد المؤسسة، وهذا ما تقوم بها أنظمة ERP بالفعل.
حيث يتم تعريف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP على أنها هي حلول برمجية متكاملة يتم تطبيقها بهدف توحيد إدارة أقسام الشركة المختلفة في نظام عمل واحد، وفي إطار قاعدة بيانات مركزية، مما يسهل من تدفق المعلومات وسير العمل بشكل أفضل، مع الحفاظ على كافة البيانات وسهولة تتبعها، وتقليل الأخطاء البشرية.
ما هي العناصر والمكونات الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
تتكون برامج وأنظمة الـ ERP من بعض العناصر الأساسية التي تدخل في تكوينه، حتى يتمكن المستخدمون من التعامل من خلاله، ويتيح للمؤسسات الإمكانيات التي تلبي احتياجاتهم في إدارة العمل بشكل أفضل وأكثر كفاءة، في الفقرات التالية تلك العناصر الرئيسية:
واجهة المستخدم
هي الواجهة أو الشاشة التي يتعامل من خلالها المستخدمين سواء كانوا موظفين أو مدراء، يجب أن تتسم واجهة المستخدم ببعض الأمور مثل:
- أن تكون ذات تصميم بسيط وواضح يسهل على المستخدمين التعامل مع البرنامج.
- تدعم اللغات المحلية مثل: العربية، واللغات العالمية مثل: الإنجليزية.
- أن تحتوي على قوائم ورسوم توضيحية ونماذج عمل وغيرها.
- تدعم الأجهزة المختلفة حيث تتوافق مع الهواتف الجوالة، والحواسيب، والأجهزة اللوحية.
الوحدات الرئيسية للنظام
يتكون النظام من مجموعة من البرامج أو الوحدات، والتي تخص كل قسم داخل الشركة، وهو ما يسمى بالـ Modules، تمثل تلك الوحدات الوظائف الرئيسية لنظام الـ ERP، كما تسمح بعض الأنظمة باستخدام كل برنامج على حدى ولكن الأفضل هو تطبيق النظام بالكامل داخل العمل. فيما يلي أهم الوحدات التي تتضمنها أنظمة ERP وأبرز الوظائف التي تقوم بها:
المحاسبة والمالية
يقوم نظام erp المحاسبي بعدة أمور هي:
- إدارة الحسابات المالية والبنكية.
- إعداد القوائم والتقارير المالية.
- متابعة المستحقات والتدفقات المالية.
- تسوية الأمور المالية مع البنوك.
- إدارة الأصول الثابتة ومراقبة الميزانيات.
الموارد البشرية
من البرامج الهامة التي تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسة هي برنامج erp للموارد البشرية والتي تقوم بما يلي:
- الاحتفاظ ببيانات الموظفين وتحديثها.
- متابعة مواعيد الحضور والانصراف للموظفين.
- إدارة الإجازات والأذونات.
- إعداد الرواتب والحوافز والخصومات.
- إدارة عمليات التوظيف بشكل أكثر ذكاء وأقل وقت وجهد.
- جدولة المواعيد والاجتماعات.
- المساعدة في التقييم الدوري للموظفين.
سلسلة التوريد
تعتمد العديد من الشركات على الشحن والتوريد، ويجب أن تعمل دائمًا لتحسين سلسلة التوريد، ولهذا تحتاج إلى برنامج لمساعدتها في إدارة سلسلة التوريد مثل:
- متابعة طلبات الشراء والتوريد.
- تتبع حركة البضائع والشحن وحتى الاستلام.
- التخطيط اللوجستي وإدارة الموردين.
إدارة المخزون والمستودعات
المخازن هي بمثابة ملايين في صورة بضائع، تقوم برامج إدارة المخازن ومتابعة المخزون بما يلي:
- تتبع وتحديث المخزون بشكل لحظي.
- التنبيه حول الوصول للحد الأدنى من المخزون.
- متابعة مدة صلاحية الأصناف.
- تصنيف وترميز كل بند.
- إدارة أكثر من مخزون في نفس الوقت والتنسيق فيما بينهم.
- إعداد طلبات الشراء بشكل تلقائي في المواعيد المحددة.
إدارة علاقات العملاء
العملاء هم الجمهور الأساسي للشركة، ويجب إدارة العلاقة بين الشركة والعملاء بشكل سليم للحفاظ على ولائهم للشركة وبقائهم ضمن الشريحة المستهدفة، تقوم برامج إدارة علاقات العملاء بما يلي:
- تسجيل بيانات العملاء والاحتفاظ بها خاصةً الدائمين.
- تحليل السلوك الشرائي للعميل وتحديد احتياجاته.
- دعم إدارتي المبيعات والتسويق في عملهم.
- إدارة خدمات ما بعد البيع.
- تحليل الفرص البيعية ودوافع العميل للشراء.
إدارة الإنتاج والتصنيع
تستخدم الشركات الصناعية تلك البرامج بشكل أكبر من غيرها، حيث تساعدها برامج إدارة الإنتاج التابعة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP في:
- جدولة عمليات الإنتاج لتجنب الهادر والإنتاج بكميات زائدة.
- متابعة أوامر التصنيع.
- تحليل التكاليف الخاصة بعملية التصنيع.
- تتبع المواد الخام الخاصة التي تدخل في التصنيع والإنتاج.
ما سبق كان مثالًا عن أهم الوحدات والبرامج الخاصة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، كما يوجد وحدات أخرى مثل: المبيعات، والمشاريع، وإدارة الجودة والصيانة، وبوابات التجارة الإلكترونية، وغيرها.
قاعدة البيانات المركزية
تهدف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP إلى العمل ضمن قاعدة بيانات مركزية، وهي من العناصر الأساسية في مكونات النظام، حيث يتم تسجيل البيانات من جميع الأقسام في قاعدة مركزية واحدة مما يساعد في:
- عدم تضارب البيانات.
- تقليل تكرار البيانات وإدخالها أكثر من مرة.
- سهولة تدفق البيانات بين الأقسام.
- الوصول إلى المعلومات في الوقت الفعلي.
- تكامل البيانات.
- السماح بتحليل البيانات من خلال كل الأقسام.
نظام الأمان وحماية البيانات
من مزايا أنظمة تخطيط موارد المؤسسة هي حماية البيانات من الاختراق أو الفقدان أو تسريبها خارج المؤسسة؛ لذا تمتلك افضل برامج erp أنظمة حماية قوية، حيث يجب أن يحتوي أي برنامج erp على نظام حماية يتيح ما يلي:
- الحفاظ على البيانات من القرصنة الإلكترونية.
- تحديد صلاحيات كل مستخدم داخل البرنامج.
- تتبع ومراجعة العمليات اليومية التي تتم من خلال النظام.
- عدم السماح بوصول أي مستخدم للمعلومات شديدة الأهمية.
محرك سير العمل
يحافظ هذا المكون على طبيعة سير العمل من خلال النظام حيث يقوم بـ:
- أتمتة العمليات المتكررة.
- تكامل وربط الأقسام فيما بينها.
- وجود نظام لإرسال التنبيهات والإشعارات بشكل تلقائي.
- يحدد خطوات الموافقة والتنقل بين خطوات العمل، مثال على ذلك تقديم طلب إجازة من قبل الموظف والموافقة عليه من قبل الموارد البشرية.
أدوات التحليل وإعداد التقارير
من الوظائف التي تقوم بها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP هي إعداد التقارير البيانية والتحليلية، هذا المكون هو المسؤول عن إدارة تلك الأدوات التي تتيح للنظام القدرة على:
- إعداد التقارير بمختلف أنواعها.
- وجود لوحات تحكم.
- توفير رسوم بيانية خاصة بالمعلومات.
- إمكانية إصدار تقارير بشكل لحظي.
مما يدعم الإدارة في اتخاذ القرارات في إطار رؤية شاملة وبناء على تقارير وبيانات دقيقة.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
تمتلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسة القدرة على الاندماج والتكامل مع أنظمة أخرى مثل:
- منصات التجارة الإلكترونية.
- أنظمة الشحن والتوصيل والدفع الإلكتروني.
- البريد الإلكتروني.
وغيرها من الأنظمة وخدمات الحوسبة السحابية، مما يسهل من سير عمل الشركات والمؤسسات.
الدعم الفني والتحديثات
تقوم الشركات المبرمجة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP بتحديث البرامج بشكل دوري، للحفاظ على تشغيل النظام وإضافة ميزات داخل البرامج، وغالبًا ما يقوم مزود الخدمة بتقديم خدمات الدعم الفني للعملاء، وتدريب المستخدمين على نظام العمل.
مزايا تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP داخل الشركات
توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة مجموعة من المزايا والفوائد التي تعود بالنفع على الشركات مثل:
خفض الأخطاء البشرية
تعمل أنظمة الـ ERP على تحسين دقة البيانات وتقليل معدلات الخطأ التي من الممكن أن تحدث مثل: إدخال الأرقام بشكل خاطئ، تكرار إدخال نفس البيانات، تلف الأوراق وفقدانها، ولكن الاعتماد على قاعدة بيانات مركزية يساعد في تحسين الاحتفاظ وتتبع البيانات.
توفير الوقت وتحسين كفاءة العمل
تقوم برامج تخطيط موارد المؤسسة بتقليل النفقات التشغيلية وتوفير الوقت من خلال أتمتة المهام المتكررة، وسرعة الوصول إلى المعلومات المطلوبة، وسير العمليات بشكل تلقائي، مما ينعكس على كفاءة العمل وتحسين الإنتاجية، وشعور الموظفين بالرضا.
دعم النمو والتوسع
تتيح أغلب أنظمة الـ ERP إمكانية إضافة المزيد من الوحدات أو المستخدمين أو فروع أخرى داخل نفس النظام، مما يدعم التوسع ونمو الشركات دون الحاجة إلى شراء برنامج جديد وتطبيقه.
الاعتماد على السحابة
الأنظمة السحابية تدعم العمل عن بُعد، حيث يتمكن المستخدمون من الوصول واستخدام النظام في أي وقت ومن أي مكان، شرط الاتصال بشبكة إنترنت.
توفير رؤية شاملة
عندما تعمل جميع الأقسام من خلال نظام عمل مركزي، هذا يوفر للإدارة العليا رؤية شاملة، خاصةً مع وجود التقارير التي يصدرها نظام تخطيط موارد المؤسسة، هذا الأمر يؤدي إلى تحسين اتخاذ القرارات، في ضوء البيانات التي تخص جميع الأقسام.
قياس الأداء والتحسين المستمر
يمكن للشركات قياس الأداء بشكل أفضل، وتحديد نقاط الضعف والقصور التي تعاني منها الشركة، من خلال التقارير التحليلية التي توفرها أنظمة الـ ERP، وبالتالي تستطيع إعداد خطط تحسينية لرفع كفاءة العمل وحل تلك المشكلات.
هل مستعد لتطبيق أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
اتخذ خطوة إلى الأمام وقم بتطبيق أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات داخل عملك، يمكننا مساعدتك في هذا الأمر من خلال تقييم شركتك وتحديد احتياجاتك، ومن ثم نقترح عليك نظام الـ ERP المناسب والذي سوف يساعدك في تحقيق الأهداف التي تسعى إليها، فقط تواصل معنا الآن لعقد جلسة عمل، وعرض عليك حلولنا المبتكرة.