مع تطور بيئة الأعمال أصبح رواد ورجال الأعمال يهتمون بالأنظمة الحديثة التي تساعدهم في إدارة الشركات والمؤسسات؛ لإنجاز الأعمال بشكل أكثر دقة وأقل تكلفة للوقت، لهذا أصبحت الشركات تبحث عن حلول تقنية توفر لهم ما يحتاجون إليه، من ضمن تلك الأدوات والبرامج الحديثة هي نظام erp، ولكن ماهو erp system؟ وكيف erp system يفيد الشركات في إدارة الأعمال؟ هذا ما سوف نتناوله خلال هذا المقال مع توضيح كيفية اختيار البرنامج الأفضل وغيرها من الأمور الهامة.
ماهو erp system؟
قد يتبادر لأذهان الكثير ماهو erp system؟ بدايةً erp هي اختصار لـ تخطيط موارد المؤسسة، وهذا الوصف الحقيقي لهذا النظام، حيث يقوم برنامج erp system بدمج الأقسام المختلفة للشركة في قاعدة بيانات مركزية تسهل من عملية تسجيل البيانات والوصول إليها من جميع الإدارات، إذ يربط البرنامج الإدارات ببعض ويعمل على تدفق المعلومات وتبادل البيانات بشكل فوري وسهلة الاستخدام من قبل الموظفين.
ما هي مكونات erp system؟
حتى نعرف ماهو erp system بشكل أكبر علينا أن نتعرف على مكونات هذا النظام، حيث يتكون من عدة وحدات وأقسام، فيما يلي جزء من هذه الوحدات:
قسم الحسابات المالية
تشمل جميع العمليات المالية والمحاسبية من:
- تسجيل المعاملات المالية مثل الفواتير.
- حساب الإيرادات والمصروفات.
- التنبؤ بالأرباح.
- تتبع المستحقات المالية، وجدولة المدفوعات.
- إعداد التقارير المالية بشكل فوري.
قسم المشتريات وإدارة المخزون
تهتم بعملية الشراء وتتبع المخزون مثل:
- متابعة طلبات الشراء، وعملية توريد البضائع.
- ملاحظة كمية البضائع الموجودة في المخازن.
- إعطاء تقارير تساهم في الموازنة بين طلبات الشراء وكميات التصنيع.
- متابعة الموردين واستلام البضائع.
قسم المبيعات والتسويق
يُعنى هذا القسم بمتابعة إدارة المبيعات والعمليات التسويقية من حيث:
- تسجيل الفواتير الصادرة من قسم المبيعات.
- متابعة العروض والفعاليات التسويقية.
- تتبع الطلبات أثناء الشحن حتى الاستلام.
- متابعة وتحليل أداء المبيعات، والتنبؤ بحجم المبيعات في المستقبل وفقًا للبيانات الحالية.
قسم الموارد البشرية
يقوم هذا القسم بالاهتمام بالأمور المتعلقة ببيئة العمل وإدارة الموارد البشرية وشئون الموظفين مثل:
- متابعة الأداء المهني للموظفين وتقييمهم.
- تتبع مواعيد حضور وانصراف الموظفين من الشركة.
- حساب المرتبات والحوافز وكذلك الخصومات، وغيرها من الأمور المالية المتعلقة بالعاملين.
- الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بالموظفين.
متابعة الضرائب والامتثال
تساعد أيضًا برامج erp في الالتزام بالأمور القانونية والامتثال للضرائب من حيث:
- حساب قيمة الضرائب الواجب دفعها.
- إعداد التقارير الضريبية.
- التأكد من الامتثال للقوانين واللوائح الرسمية.
كما يوجد عدة أقسام وإدارات أخرى مثل: إدارة الإنتاج، وإدارة المشاريع، وإدارة خدمة العملاء، وغيرها من الوحدات والأقسام المختلفة داخل المؤسسة.
أنواع نظام erp system الأساسية
يوجد أكثر من نوع لأنظمة erp وهذا يقع ضمن معرفتنا بماهو erp system، وهذا يوضح المرونة التي تتمتع بها تلك الأنظمة لتناسب احتياجات كل مؤسسة، فيما يلي أشهر ثلاثة أنواع وهم:
نظام erp التقليدي
يعتمد تطبيق هذا النظام في خوادم ثابتة داخل الشركة، وتحتاج إلى صيانة من وقت إلى آخر، كما تحتاج إلى خوادم قوية ومساحات تخزينية رقمية بشكل مستمر.
نظام erp السحابي
يعتمد هذا النوع على الحوسبة السحابية وإمكانية الوصول إلى البيانات من أي مكان متصل بالإنترنت، لأنه يتم تخزين كافة البيانات بشكل سحابي، وتحتاج إلى مزود للخدمة يمكن الوثوق به.
نظام erp الهجين
هذا النوع تستخدمه الشركات الكبرى أكثر من غيرها، حيث تجمع بين الخوادم المحلية الموجودة داخل الشركة، وكذلك التخزين السحابي، مما يساعد في توفير مرونة أكبر للإدارة.
فوائد erp system العائدة على إدارة الأعمال
بعد التعرف على ماهو erp system يتبين لنا أهمية الاعتماد على نظام مثل هذا في إدارة الأعمال، حيث يساعد بشكل كبير في العديد من الأمور ويسهل من عمليات سير العمل خاصةً اليومية والروتينية، فيما يلي أهم الفوائد الخاصة بإدارة الأعمال عند استخدام أحد برامج erp system:
وجود قاعدة بيانات مشتركة
يسمح نظام تخطيط موارد المؤسسات erp بوجود كافة البيانات في نظام واحد يمكن استخدامه من قبل أكثر من إدارة في نفس الوقت، فوجود قاعدة بيانات مركزية يساعد في إدارة كافة الموارد ومعرفة الصادرات والواردات، ويسهل من الوصول إلى أي معلومة بشكل سريع.
انخفاض معدل الأخطاء البشرية
إن إدخال البيانات بشكل يدوي في كل قسم على حدى يمكن أن يولد أخطاء بشرية مثل:
- تكرار إدخال نفس البيانات.
- فقدان بعض البيانات.
- تعرض البيانات إلى التلاعب والعبث بها.
على العكس عندما تعتمد على نظام آلي يقوم بتسجيل البيانات في جميع الأقسام في نفس الوقت، مما يجعله أكثر دقة وأمانًا للبيانات والمعلومات الموجودة داخل أنظمة الشركة.
زيادة الكفاءة التشغيلية
يقوم نظام erp بأتمتة العمليات المتكررة، مما يوفر الوقت والجهد للموظفين ويتيح لهم الفرصة للتركيز على الأمور الأكثر أهمية من العمليات الروتينية، خاصةً أمور التخطيط والتحليل والعمليات التي تحتاج إلى ذكاء وإبداع بشري.
النزاهة والرقابة المالية
يتم تسجيل جميع العمليات المالية في نظام erp المحاسبي بشكل واضح أمام جميع الإدارات، مع إيضاح وقت التسجيل والشخص الذي قام بإدخال البيان، مما يسهل من تتبع كل عملية، كما أنه يحافظ على الامتثال للقوانين المالية المحلية أو العالمية.
الحفاظ على أمن المعلومات
يمكن تطبيق أنظمة حماية على برامج erp متعددة المستويات، أي أنك تسمح بصلاحيات كل شخص يستخدم النظام، فهذا يساهم في الحفاظ على أمن المعلومات من التلاعب أو التسريب وتداولها خارج إطار الشركة، كما يكشف عن أي أشخاص متورطة في مثل هذه الأمور.
إمكانية متابعة الأمور المالية
يمكن متابعة كافة العمليات المحاسبية والتدفقات المالية بكل سهول من خلال نظام erp، حيث يساعد في تسجيل جميع البيانات، وإعداد التقارير بشكل لحظي، ومتابعة مواعيد الدفع أو الاستلام والتنبيه إذا حدث أي تأخير، كما يساهم في عمليات التخطيط المالي للشركة، واتخاذ قرارات خاصة بالعمليات الإدارية.
دعم التوسع والنمو
هذا النظام قابل للتوسع وربطه بعدة أفرع أخرى، كما يدعم العديد من اللغات والعملات سواء المحلية أو الدولية، فهو متواجد مع الشركة عندما تنمو وتتوسع بشكل أكبر.
كيف يمكنك اختيار برنامج erp المناسب لك؟
لا يكتفي بمعرفة ماهو erp system وحسب حتى تتمكن من تطبيق نظام erp، ولكن هناك بعض العوامل التي يجب الانتباه لها عند اختيار أحد برامج نظام erp لإدارة أعمالك، حيث يجب أن تتوفر فيه بعض الشروط حتى تحصل على أفضل نتيجة ممكنة، فيما يلي أهم تلك العناصر:
توافق البرنامج مع أهداف الشركة
يجب تحديد أهداف الشركة في تطبيق أحد أنظمة Erp بوضوح قبل البدء في عملية الشراء وتفعيل النظام في العمل، وعلى البرنامج أن يغطي جميع أهدافك حتى ترى النتائج المرجوة من هذه الخطوة.
سهولة استخدام النظام
من الممكن أن يكون البرنامج ذو واجهة مستخدم يصعب التعامل معها من قبل جميع الموظفين، وتحتاج إلى أشخاص متخصصة حتى تتعامل معها بسهولة، لهذا يجب التأكد من أن البرنامج سهل الاستخدام على جميع الموظفين، ويمكنهم التعامل معه بفعالية بعد الحصول على بعض التدريبات والمحاضرات تشرح لهم كيفية الاستخدام.
قابلية التوسع والنمو
هل هذا النظام يمكن له التوسع والنمو مع حجم الشركة أم لا؟ هذا أمر يجب الانتباه له، حيث أن عدم القابلية للتوسع يكلف الشركة مصروفات إضافية.
الميزانية المناسبة
من الضروري معرفة التكلفة الإجمالية لشراء هذا البرنامج وكذلك تطبيقه وتفعيله داخل نظام العمل، حيث تحتاج بعض الأنظمة إلى تحسين البنية التحتية التكنولوجية الخاصة بالمؤسسة، لهذا يجب النظر هل التكلفة الإجمالية تناسب ميزانية الشركة أم لا؟
الأمان وحماية البيانات
حماية البيانات من الأمور بالغة الأهمية ويجب عدم التهاون في هذا الأمر، والنظر في البرنامج هل يسمح بوجود أنظمة حماية متعددة؟ هل يقوم بعمل نسخ حفظ احتياطية؟ هل بها ثغرات واضحة يمكن اختراق قاعدة البيانات من خلالها؟ كل هذه الأمور تساعد في حماية البيانات.
سمعة مزود الخدمة
عند التعامل مع مزود الخدمة يجب أن تتحرى الدقة، والتأكد من سمعته وثقة عملائه الآخرين به ومعرفة تجربتهم معه، كذلك السؤال عن خدمات ما بعد البيع في حال احتياجك إلى دعم فني سريع لوجود أي مشكلة حدثت في البرنامج.
هل البرنامج يدعم احتياجات العمل؟
يجب التأكد إذا كان البرنامج يدعم أكثر من لغة، وكذلك العملات المحلية المختلفة، أيضًا هل يمكنه إنشاء تقارير بسهولة أم لا؟ وهل يمكن ربطه مع أنظمة العمل الأخرى الموجودة داخل المؤسسة؟
بعض المفاهيم الخاطئة حول ماهو erp system؟
برغم أنه أصبح شريحة من رواد الأعمال يعرفون ماهو erp system، إلا أنه مازال بعض المفاهيم الخاطئة حول ماهو erp system، فيما يلي توضيح لحقيقة تلك المفاهيم:
هذا النظام خاص بالشركات الكبرى فقط
يمكن استخدام هذا النظام في الشركات الكبرى، ومتوسطة الحجم، وحتى الشركات الصغيرة والناشئة، خاصةً وأن مزودي الخدمة يمكنهم تخصيص أنظمة تناسب حجم الشركة، وكذلك ميزانيتها.
هذا النظام مكلف ويسبب الفوضى
قد يتسبب النظام في الفوضى في حالة واحدة فقط، وهي عدم التخطيط الجيد من قبل الإدارة عند تطبيق وتفعيل هذا النظام في العمل، حيث يجب تدريب العاملين عليه والشرح لهم ماهو erp system وكيفية الاستفادة منه.
نظام erp هو نظام محاسبي فقط
نعم هو نظام محاسبي في الأساسي ولكنه يشمل عدة أمور أخرى بجانب هذا الأمور ويمكن ربطه بأكثر من إدارة لتعمل من خلاله مثل: إدارة الموارد البشرية، وإدارة المشتريات، وإدارة سلاسل التوريد، وإدارة علاقات العملاء، وغيرها من الإدارات التي يمكنها الاستفادة منه.
أنظمة erp غير قابلة للتخصيص ولا النمو
أصبح العديد من مزودي الخدمة يمكنهم تخصيص برامج erp تناسب احتياجات العملاء، وكذلك يوجد أكثر من نوع يدعم عملية التوسع والنمو.
هل أنت مستعد للتطوير والنمو؟
قد تعرفنا معًا على ماهو erp system، وكذلك الفوائد التي يمكن الحصول عليها عند تطبيق هذا النظام لإدارة موارد المؤسسة، الآن هل أنت مستعد للنمو وتطوير أعمالك؟
يمكنك التواصل مع Uanalyst وتحديد موعد لجلسة استشارة مع خبرائنا واختيار البرنامج المناسب لشركتك والاستراتيجية التي تتبعها في التطوير، كما أننا نقوم بتدريب الموظفين على البرنامج قبل التشغيل الفعلي والعمل به داخل المؤسسة.
نحن ندرك تمامًا أن أهداف التطوير تختلف من شركة إلى أخرى، لذلك لا نقوم بتقديم الخدمات إلا بعد تحديد أي من البرامج هي المناسبة لك؛ حتى ترى النتائج الإيجابية بعد اتخاذ خطوة التطوير الرقمي والإداري.