برنامج erp system: الحل الشامل لإدارة موارد شركتك بفعالية

إذا كنت مديرًا تنفيذيًا أو صاحب أعمال تجارية، فأنت تدرك أهمية التنسيق الداخلي بين فرق العمل والإدارات المختلفة، إذ أن نجاح الشركات والمشاريع لا يعتمد فقط على جودة المنتج أو الخدمة وتسويقها بشكل جيد، بل يوجد شركات قد تغلق أبوابها بسبب الفشل الإداري داخل الشركة، وعدم القدرة على مواكبة التطور، ومتابعة تغيرات السوق. 

يمكن لبرنامج erp system المساعدة في ذلك الأمر، ويحسن الكفاءة، وينتقل بالشركة إلى مستوى أكثر احترافية، من حيث سير مهام العمل، وجودة التواصل الداخلي، والتعاون بين الفرق، وغيرها من الفوائد التي من الممكن الحصول عليها، إذا طبقت أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات erp.

 

ما هو برنامج erp system؟ 

باختصار المقصود هو نظام تخطيط موارد المؤسسات erp، وهو برنامج متكامل يعمل على الدمج والربط بين الأقسام داخل الشركة، بهدف الجمع بين وظائف المؤسسة أو الشركة في نظام واحد يعمل على قاعدة بيانات موحدة مركزية، تتيح للموظفين سهولة تبادل المعلومات والوصول إليها في أسرع وقت. 

تضم برامج تخطيط موارد المؤسسة أغلب إدارات الشركة، حيث يمكن تطبيقها في الأقسام التالية: 

• إدارة الموارد البشرية. 
• إدارة التسويق المبيعات. 
• إدارة المخزون وسلاسل الإمداد. 
• إدارة المشاريع والمشتريات. 
• إدارة كافة الأمور المالية والمحاسبية. 
• إدارة الإنتاج والتصنيع والتوزيع. 
• إدارة خدمة العملاء ودعم ما بعد البيع.

 

وغيرها من الإدارات التي تعتمد عليها المؤسسات والشركات في مهام العمل، لضمان الاستمرارية وبناء نظام إدارة فعال. 

تنقسم برامج erp إلى عدة أنواع من حيث تقنية التخزين والعمل هم: 

• برنامج erp system محلي: يتم تثبيت البرنامج على خوادم داخل الشركة، مما يجعل إدارة الشركة متحكمة في قاعدة البيانات بشكل أكبر، ولكنه يتطلب إلى وجود وحدة IT داخل الشركة، من أجل أعمال الصيانة والتحديثات، وعلاج أي مشكلة طارئة. 
• برنامج erp system سحابي: يعتمد في التخزين على السحابة، وهو اختيار جيد للشركات الصغيرة والمتوسطة، ويتم الحصول عليه من خلال مزودي الخدمة مثل شركة UAnalyst، ويعتبر أقل تكلفة وأسهل من حيث أعمال التحديث. 
• برنامج erp system هجين: هو نظام يجمع بين السابقين المحلي والسحابي، حيث يتم الدمج بينهما، مما يتيح مرونة أكبر في تخزين البيانات. 

أشهر برامج تخطيط موارد المؤسسة erp

• SAP ERP: يعتبر أقدم وأقوى برنامج erp system، يناسب للشركات والمؤسسات الكبرى، ويوفر لهم خصائص وميزات تناسب حجم أعمالهم اليومي. 
• Oracle ERP: هو نظام سحابي مرن، ملائم للشركات الكبرى، ولكن يوجد منه نسخة أخرى (Oracle NetSuite) وهو مناسب للشركات المتوسطة والصغيرة، وخاصةً للشركات التي تعمل في مجال الإدارة الإلكترونية، ويقدم لهم حلول رائعة في إدارة سلاسل الإمداد والتوزيع. 
• نظام Odoo: وهو من انظمة العمل الشهيرة، ويتوافق مع الشركات الصغيرة والمتوسطة نسبيًأ، من أكبر مزاياه أنه مفتوح المصدر، وسهل الاستخدام. 
• نظام Microsoft Dynamic 365: يعتبر نظام عمل مثالي للشركات التي تعتمد على منتجات ميكروسوفت في أداء عمله، والتواصل فيما بينهم، مثل: Office وTeams وغيرها من التطبيقات، يمكن تخصيصه ليتناسب مع حجم الشركة، وقطاع عملها. 

متى تحتاج الشركة أو المؤسسة إلى برنامج erp system؟ 

حدث تطورات كبيرة خلال العقد الماضي في مجال التكنولوجيا، والذي بدوره انعكس على جميع جوانب الحياة، والشركات الناجحة هي التي تستغل تلك الأدوات في صالحها، حيث تشير الدراسات أن نحو 80% من الشركات التي تستخدم نظام erp، وتعتمد في عملها على أحد برامج erp تحقق كفاءة أعلى في خلال العام الأول من تطبيقه، ولكن متى تقرر الشركة أو المؤسسة أنها تحتاج إلى برنامج erp system في عملها؟

 

• عند نمو الشركة وتوسعها 

تحتاج الشركة إلى إدخال نظام عمل جديد يناسب حجم النمو والتوسع التي تسير نحوه، خاصةً عند تقديم منتجات أو خدمات جديدة إلى الجمهور، أو الدخول إلى أسواق جديدة ومحاولة السيطرة على حصة تنافسية بين الشركات الأخرى، مثل هذه الأمور تحتاج إلى نظام يعمل على ضبط العمليات اليومية، ويساعد في التنسيق بين الإدارات، وتنظيم مهام العمل بينهم. 

• عند تشتت البيانات وعدم تكامل نظام العمل 

قد تتعرض إلى فقدان بيانات هامة لتشتتها بين الإدارات المختلفة، أو تكرار نفس البيانات من خلال أكثر من إدارة، كذلك إذا كانت الشركة تعتمد على أنظمة عمل منفصلة، بحيث تكون كل إدارة لها نظام عمل خاص بها، مما يصعب من عملية التتبع وسهولة تبادل المعلومات. 

• عندما تتعقد العمليات وتصبح متشعبة 

عندما تتوسع الشركات ويكون لديها عدة فروع في مناطق مختلفة، قد يحدث صعوبة في تسيير العمل بين الفروع والمكاتب المختلفة، الأمر الذي يؤدي إلى عدم تناسق البيانات، وكذلك تتبع مهام العمل، وإدارة المخزون، وغيرها من المشكلات التي من المتوقع حدوثها، في ظل غياب نظام عمل واحد متكامل يوفر قاعدة بيانات مركزية، يمكن لجميع الأقسام التعامل من خلالها. 

• زيادة الأخطاء اليدوية 

عندما يعتمد الموظفون على إدخال البيانات بشكل يدوي، ينتج عن ذلك بعض الأخطاء البشرية الطبيعية، ولكن يمكن الحد من حدوثها من خلال تطبيق نظام ERP مثل: 

• تكرار إدخال نفس البيانات من إدارتين مختلفتين. 
• تضارب الأرقام بسبب الخطأ أو عدم التركيز. 
• ضياع وقت الموظف في أعمال يمكن أتمتتها وإنجازها بشكل أسرع وأسهل. 
• تأخر الفواتير، أو أن الأرقام والتواريخ تكون غير دقيقة. 

كل هذه الأخطاء وأكثر يمكن تجنبها من خلال تطبيق أنظمة عمل ERP، تعتمد على البرمجيات وأتمتة البيانات، حيث يمكن للموظف إدخال البيانات مرة واحدة، ويمكن لجميع الأقسام استخدامها والوصول إليها. 

• عند تأخير التقارير أو إعدادها بشكل غير دقيق

أيًا كان برنامج erp system الذي ستختاره للعمل من خلال في شركتك، فإنه قادر على توفير تقارير فورية ودقيقة، في ضوء تحليل البيانات، مما يسهل على الشركة اتخاذ القرارات في الوقت المناسب، على عكس عندما يحدث صعوبة في الحصول على التقارير المالية، أو أنها تكون غير دقيقة، مما يضلل الإدارة عند اتخاذ قرار استراتيجي.

• عند الحاجة للرقابة والالتزام بالقوانين 

تساعد الشركة أنظمة عمل ERP على الالتزام بالمعايير المحاسبية، واللوائح القانونية، ويمكنها إعداد تقارير ضريبية تسهل من الامتثال للقوانين المحلية، كما تسهل من عملية تتبع لكل مهام العمل. 

• عندما يصعب دعم العملاء وتقديم ما يحتاجون إليه

سوف تدرك أنك بحاجة إلى برنامج erp system عندما تجد أن خدمة العملاء غير فعالة، بمعنى وجود صعوبة في متابعة طلبات العملاء، وشكوى منهم لتأخير الطلبات، من الممكن أن يحدث ذلك عند غياب التنسيق بين إدارة المبيعات، وإدارة المخزون، وفرق خدمة العملاء، بسبب عدم توافر معلومات واضحة عند كل قسم منهم. 

يمكن خفض هذه المشكلات بشكل كبير عندما يتم الربط بين جميع الأقسام، من خلال نظام عمل واحد لإدارة الموارد الخاصة بالشركة، مما يحسن من سير العمليات، ورفع جودة خدمة العملاء.

أبرز الفوائد لاستخدام برنامج erp system في العمل

تقدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة العديد من الفوائد للشركات والمؤسسات باختلاف أحجامها، ويمكن تخصيص تلك البرامج لتناسب احتياجاتهم، وتوفر لهم الحلول المطلوبة، فيما يلي أبزر الفوائد التي يمكنك الحصول عليها عند تطبيق برنامج erp system داخل شركتك:

 

• رفع كفاءة العمل 

يمكن لبرامج erp توفير الوقت والجهد للعاملين في المهام الروتينية، من خلال أتمتة العمليات، مما يساعد الموظفين على إنجاز المهام التي تحتاج إلى تركيز وإبداع بشكل أفضل، ويحسن من الكفاءة التشغيلية، ودعم الشعور بالرضا. 

• تقليل الأخطاء البشرية 

من أهم مزايا العمل من خلال قاعدة بيانات مركزية، هي خفض الأخطاء البشرية التي تحدث في بيانات الشركة، والتي تؤثر على سيرورة العمل، والتعاون بين الفرق. 

• اتخاذ قرارات أفضل

توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة رؤية واضحة للإدارة، من خلال البيانات الدقيقة التي تقدمها لهم، كذلك يوجد برامج erp يمكنها إعطاء تحليلات وتنبؤات باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، مما يدعم الإدارة في اتخاذ القرارات بشكل مدروس وأكثر دقة. 

كما أنها تساعد في تحليل الأداء المالي والإداري، الأمر الذي يؤدي إلى معرفة نقاط القوة والضعف للشركة، وكيفية التغلب على التحديات التي تواجهها الشركة، ورسم خطط للتطوير والتحسين.

• توحيد نظام العمل

في بعض الأحيان تجد أن كل إدارة ترسل تقاريرها وتنجز أعمالها، بطريقة مختلفة تمامًا عن الإدارة الأخرى، مما يؤثر على الشكل العام للشركة، ويشتت الإدارة، ولكن العمل من خلال نظام موحد، يساعد على التنسيق، وتحسين التواصل، ويقلل من الاعتماد على أنظمة عمل منفصلة لكل إدارة.

 

• تحسين إدارة سلاسل التوريد والمخزون

يمكن لبرامج erp تعزيز كفاءة وصول الطلبات للعميل، من خلال تتبع دقيق للطلبات، والمخزون، والإنتاج، كما يساعد في تقليل الهدر والفاقد، وله دور أيضًا في التنبؤ بكميات المخزون، وتوقع معدل الطلبات. 

• استخدام الموارد بكفاءة أعلى 

البرنامج يحقق ما سُمي لأجله، وهو التخطيط لموارد المؤسسة، حيث يقوم بتحسين أداء الموظفين، والتقليل من تكاليف التشغيلية سواء من حجم المواد المهدر، أو الوقت المستهلك في أعمال أقل أهمية، كما يخفض من مضاعفة الجهود، وتحسين التنسيق بين الفرق. 

• الإدارة المالية بشكل دقيق

يوجد برنامج erp system المحاسبي، والذي يعمل بشكل أساسي في متابعة جميع الأمور المالية مثل: إدارة الميزانية، متابعة المستحقات المالية، والتذكير بمواعيد المدفوعات، تقارير بالمصروفات، التنبؤ بحجم الأرباح، المساعدة في ضبط النفقات، وذلك من خلال المتابعة الدقيقة للحسابات والمصروفات. 

• تحسين إدارة الموظفين 

يعتبر العاملون بالمؤسسات والشركات هم الرأس المالي البشري، ومن أهم موارد الشركة، ويجب الحفاظ عليهم والتحسين من بيئة العمل من أجلهم، يمكن تحسين إدارة الموظفين من خلال أنظمة تخطيط موارد المؤسسة من حيث: 

• الاحتفاظ بكافة البيانات الخاصة بكل موظف. 
• متابعة مواعيد الحضور والانصراف. 
• متابعة الإجازات والأيام المتبقية في الرصيد. 
• تقارير تقييم الأداء، وتنظيم أداء المهام.
• وضع خطط تدريبية لرفع كفاءة الموظف، والإعلاء من مهاراته.
• التوظيف الذكي من خلال مراجعة السير الذاتية، وتحديد المواعيد المتاحة لإجراء المقابلات مع أفضل المرشحين. 

• زيادة الشعور بالرضا لدى الموظفين 

عند استخدام نظام عمل يساعد في تحسين الكفاءة، ويقلل من الوقت والجهد، يجعل الموظفين يشعرون بالرضا، بسبب تقليل الروتين، كذلك متابعة وتقييم أدائهم ووضع خطط لتحسين مهاراتهم، يقلل من معدلات الدوران داخل الشركات. 

• أمان أعلى لحماية البيانات 

إن اعتماد برنامج erp system يوفر لك نظام أمان لحماية البيانات، ويقوم بعمل نسخ احتياطية لحفظ البيانات، ووضع صلاحيات للمستخدم حول الوصول والتعديل في البيانات، كما أنه يسجل من الذي قام بإدخال البيانات أو أحدث بها تغييرًا في أي وقت، مما يقلل من التلاعب في البيانات الخاصة بالشركة.

• المرونة والتوسع 

تتيح أغلب برامج تخطيط موارد المؤسسة إمكانية التوسع، وإضافة مستخدمين ووحدات جديدة، وربط الفروع ببعضها البعض، كما توفر المرونة الكافية لإجراء أي تعديلات لاحقة، حتى تناسب احتياجات الشركة في كل مراحل النمو.

• دعم المعلومات المحلية 

تدعم هذه البرامج عدة لغات منها العربية، كذلك يمكنها قراءة العملات المحلية، وما يقابلها من عملات دولية مثل: الدولار الأمريكي واليورو، مما يساعد في إدخال البيانات وتحليلها بشكل أفضل، ويسهل من العمليات اليومية داخل الشركات والمؤسسات. 

هل مستعد لتحسين إدارة شركتك؟ UAnalyst دليلك في هذا الطريق

اكتشف حلول برامج تخطيط موارد المؤسسة erp عن قرب، تواصل معنا من أجل تحديد موعد لتقديم استشارة حول ما تحتاجه شركتك، نحن لا نقوم بتزويدك بالخدمة فقط، بل نقوم بإجراء تقييم كامل يشمل أداء الشركة بجميع الأقسام، حتى نوضح لك نقاط القوة والضعف، والتحديات التي تواجهها الشركات، والوصول إلى برنامج erp system المناسب لك. 

يمكن تخصيص البرنامج تبعًا لأهدافك واحتياجاتك، استعد لخطوة استراتيجية هامة في تاريخ شركتك، سوف ترى نتائج التطوير في أقرب وقت.